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Cómo utilizar eficazmente los medios a nuestro alcance

21/04/2011 17:42 0 Comentarios Lectura: ( palabras)

A nadie se le escapa el poder de nuestra mente y su poder de influencia en nuestras acciones. Por ello es fundamental en el proceso de comunicación que estemos preparados para poder comunicar lo que deseamos. No hay procesos mágicos. De la misma forma que para fabricar una mesa hay que seguir un procedimiento y tener a mano una serie de materiales y de instrumentos, la comunicación requiere una preparación y tener a mano una serie de técnicas y de instrumentos.

En el proceso de comunicación lo que sucede es que "algo" en nuestro interior pasa a ser "algo" en el exterior. La forma y el impacto que este algo tienen dentro de mí va a influenciar directamente el exterior. 

Es decir estamos en un proceso DENTRO====> FUERA

Lo que pasa en nuestro fuero interior va a repercutir en la puesta en público de nuestras ideas, planes o proyectos. En el fondo comunicamos para influir, con lo cual no podemos ignorar el ambiente al cual queremos influir.

Al mismo tiempo el ambiente exterior nos condiciona y puede trastocar o modificar nuestro mensaje.

En este proceso DENTRO====> FUERA hay una serie de factores que pueden determinar el efecto de nuestro mensaje:

§   Temer la influencia negativa de las otras personas. §   Sentirme inferior o no suficientemente capacitado para hablar a estas personas. §   Temer que los demás tengan una mala imagen de mí. §   Creer que lo que tengo que decir no tiene ninguna/poca importancia para las personas que me escuchan. §   En este proceso, en cada estadio se prepara el siguiente; si el proceso de reflexión y de preparación es insuficiente o no podemos manejar nuestros sentimientos y emociones, lo más probable es que nuestra comunicación sea pobre.

Para que este proceso funcione hay que tener en cuenta:

El contexto

§   Antes de cualquier acontecimiento en el que tengamos que ser activos en el proceso de comunicación, hay que tener en cuenta el contexto. §   El contexto significa el entorno y las personas que participan. No es lo mismo hacer una entrevista para la televisión donde no vemos a los televidentes, que una conferencia o un coloquio. §   El entorno físico es importante, no es lo mismo hacer una reunión en nuestro despacho al cual estamos habituados (jugar en casa) que en otro lugar (jugar fuera). Una sala enorme es diferente a una sala pequeña. Un lugar ruidoso no es lo mismo que un sacro silencio en el entorno. §   También el tiempo juega en el contexto. No es lo mismo viajar temprano por la mañana para una reunión o conferencia, o estar allá el día antes. El cansancio y el estrés del viaje son factores a tener en cuenta. §   Y finalmente el público, las personas que van estar presentes. El conocerlas de antemano o no, el saber si son aliados o potenciales adversarios, el tener apoyos, etc. tiene su importancia. Aprender los nombres, los cargos y conocer los organigramas organizacionales puede ser vital para nuestro éxito comunicativo. §   Por ello, antes de cualquier acontecimiento que tenga que ver con el proceso comunicativo, hay que estar preparados (no es la primera vez que un jefe de estado o de gobierno en visita a un país extranjero mete la pata diciendo el nombre del país equivocado...).

Las implicaciones

§   Cuando comunicamos, nuestros mensajes tienen como objetivo modificar la realidad. Sea para dar una determinada imagen, para lanzar un proyecto o para analizar un problema. Sea cual sea la naturaleza del mensaje o el tema en cuestión habrá unas implicaciones determinadas. §   Se trata pues de analizar cuales son y su inmediato impacto. En función del impacto posible podemos modular nuestro mensaje y adaptarlo de forma que consigamos lo que pretendemos. §   También puede ser útil analizar las posibles reacciones de nuestro auditorio. Es quizás útil por un momento ponernos en la piel de los demás y tener en cuenta las implicaciones que supondrá nuestro mensaje, sean presupuestarias o relacionales.

Lo esencial

§   Cuando organizamos nuestro discurso podemos analizar lo que es esencial de lo que no lo es. Para nuestro auditorio es importante que nuestro mensaje llegue de pleno, y para ello cuanto menos cosas accesorias haya lo mejor. Todos tenemos experiencias de soportar oradores " pesados" que no saben separar lo esencial de lo superfluo. §   Ocurre lo mismo en la comunicación escrita. Hemos de evitar que lo superfluo invada lo esencial.

Anticipar

§   Vinculado con las implicaciones nuestros mensajes tienen que anticipar la reacción que pueden provocar. Como hemos citado antes, un buen ejemplo es Alan Greespan el Presidente del FED americano, cuando habla cada palabra puede tener un impacto en la economía y en especial la bolsa. Por supuesto que él lo sabe bien y sabe medir bien sus palabras. Es más, él sabe el efecto de sus palabras y las utiliza para provocar lo que él cree que es necesario para la marcha de la economía. §   Especialmente en situaciones conflictivas es esencial anticipar las consecuencias de nuestros mensajes y con ello prepararnos para responder a preguntas o para actuar de acuerdo.

Estructurar

§   Cuando tenemos enfrente un proyecto arquitectónico lo primero que salta a la vista es su estructuración. No es posible levantar un edificio sin unos buenos planos y una buen estructuración del conjunto. §   Este principio no por evidente es lo que sucede más a menudo. Discursos deshilachados, cartas o notas interminables, entrevistas desestructuradas son lo más frecuente. §   Como si fuéramos arquitectos hay que estructurar nuestros mensajes. No se trata solo de la forma sino del contenido. Cuales son nuestras prioridades en nuestro discurso, como introducimos los sujetos difíciles, como resumimos nuestro discurso. §   No podemos olvidar que la atención del público está en relación de como estructuramos nuestro mensaje. Si perdemos su atención será difícil de que nuestro mensaje llegue a ellos. Por ello el discurso tiene que estructurarse también en como podemos mantener el interés de la audiencia.

Ordenar

§   Aparte de organizar nuestro mensaje, hay que ordenarlo por prioridades. En general es mejor explicar las ideas claves al principio y después las explicaciones necesarias. §   No hay que olvidar la cronología. El antes y el después puede aclarar y en su defecto puede confundir. §   Es sumamente útil tener destacadas en nuestro mensaje las palabras clave, así como ordenar los pros y los contras en bloque. §   Aunque generalmente el mensaje acabará siendo escrito en un papel sea para una conferencia o para un informe, lo que importa más es como tenemos organizado nuestro mensaje en nuestra mente. Si nos sentimos cómodos en como hemos ordenado nuestro mensaje ello va a contribuir a sentirnos mas seguros de nosotros mismos.

Visualizar

§   Una imagen vale más que mil palabras. Es un hecho demostrado. Nuestra comunicación va pasar mucho mejor si tenemos en cuenta la visualización. Las imágenes, los gráficos, las síntesis escritas pueden ayudarnos en comunicarnos. §   Pero es un error creer que la parte visual de la comunicación se constriñe a unas diapositivas o a una presentación " power point". La visualización comprende todo. La forma en que nos movemos, la forma en que hablamos, la seguridad o inseguridad con que hablamos son parte de la visualización que los demás tendrán de nosotros. Es probable que la audiencia recuerde más nuestra cara de miedo que todas los gráficos o diapositivas.

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