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Social media, proyecto de implantación

21/02/2011 21:06 0 Comentarios Lectura: ( palabras)

La irrupción de las herramientas colaborativas y social media, están cruzando los sistemas de organización tradicionales de las empresas. A través de proyectos de implantación se logra la transformación, pero estos proyectos han de ser necesariamente exitosos en su ejecución

Las empresas actuales se han organizado internamente sobre los paradigmas de la era postindustrial. Esto ha significado que su modelo se ha basado en la identificación de puestos que, compartiendo el mismo nivel jerárquico, compartían una base práctica común; éstos procedían a ser agrupados y colocados bajo un nivel único superior en el organigrama. Este modelo se repetía una y otra vez, para cada nivel hasta el vértice superior de la pirámide. Si bien este modelo de organización ha sido mejorando con la introducción del modelo de matriz, según el cual cada departamento no sólo aparece relacionado verticalmente, según criterios jerárquicos; sino que además aparece relacionado horizontalmente según criterios de relación en los procesos, ha quedado superado con la irrupción de internet y las herramientas de colaboración.

El organigrama ha sido un espacio en el que se circunscribía un determinado tipo de conocimiento en la organización, y donde los niveles de relación han estado muy limitados y la más de las veces han ocurrido sólo en los niveles superiores de la organización. Como resultado, surgió el concepto de silos de información, de manera que cada departamento no sólo tenía un conocimiento específico, sino que además era el generador y propietario único de ese conocimiento en toda la organización. Si bien es cierto que se han generado canales informales en las organizaciones, los cuales de alguna manera han permitido un cierto nivel de intercambio de información entre diferentes áreas o departamentos, la información transmitida la mayoría de las veces estaba limitada a ser información no oficial, en muchos casos controlada por intereses particulares.

<a href="http://www.flickr.com/photos/7702002@N08/4901885229/" target="_blank">Ethan Hein</a> via Flickr

Las herramientas de organización tradicionales hoy, se ven arrastradas hacia su modificación empujadas por las nuevas herramientas de colaboración, capaces de hacer fluir por toda la organización, de manera inmediata, aquello que antes se encontraba controlado y restringido: la información. El posicionamiento de ciertos departamentos sobre la máxima "información es poder", parecía sustentar su permanencia y consolidación en el tiempo. La realidad es que el ostracismo departamental presenta hoy muy pocos beneficios, sólo lo mantiene el miedo de alguna áreas a convertirse en transparentes frente al resto de empleados, de mostrar aquello que son y sobre lo que versan. Pero resulta complicado en la actualidad comprender cómo alguien puede ser parte de una organización de la que ni conoce ni desea conocer más allá de las paredes que delimitan su espacio de trabajo.

Los efectos del aislamiento organizacional son muy negativos: la información fluye y poco y está controlada y sesgada la mayoría de las veces. Los empleados suelen sentir desconocimiento y desvinculación por lo que rodea, y no tienen interés en participar en actividades de mejora de calidad. Las transformaciones de la organización son muy costosas, lentas y la mayoría de las veces fracasan. Los procesos no tienen visibilidad transversal suficiente y las relaciones entre clientes y proveedores de los mismos suelen ser muy poco eficientes y grandes consumidoras de recursos.

Las nuevas herramientas de colaboración son capaces de hacer fluir por toda la organización, de manera inmediata, aquello que antes se encontraba controlado y restringido: la información

Las herramientas de colaboración son capaces de transformar la situación descrita con un impacto fuerte, rápido e integrador para toda la empresa. Pero su introducción no se limita a la instalación de herramientas, pues nos enfrentamos con las siguientes posiciones de retardo: creencia en que las herramientas colaborativas provocan pérdida de tiempo del trabajador; miedo escénico de los departamentos; empleo excesivo de las herramientas, durante la fase implantación, para la comunicación desde la alta dirección creando percepción de unilateralidad; procedimientos y modelos de comunicación internos insuficientemente definidos, que precisan de la dedicación de empleados que ven peligrar su puesto; exceso de confianza en el efecto a muy corto plazo, que hacen perder rápidamente el interés por el proyecto, antes de llegar a su punto de máxima utilidad; coste de inversión; percepción de pérdida de control de la comunicación por parte de la dirección, resistencia al cambio, ...

Desde luego, las posiciones de retardo son muchas y numerosas y, el riesgo de iniciar un proyecto de este tipo que finalice siendo un fracaso es alto. Será, curiosamente la organización departamental uno de los caminos más eficientes para lograr el éxito. El medio será mediante una implantación en estrella, provocando un efecto big bang en la organización. Un departamento inicial, cruzado por importantes procesos de negocio, podrá ser elegido como base de la implantación. Sobre él se probarán las herramientas tecnológicas seleccionadas y se iniciará una primera fase prototipo, de implantación técnica y comienzo de uso entre los miembros del departamento. Superada esta fase, se iniciaría una segunda soportada por los procesos de negocio en los que participa el departamento inicial, y la explotación del uso de las herramientas colaborativas ocurrirá sobre la senda de los procesos en los que participa este departamento. Se proyectará el uso de la colaboración hacia las siguientes unidades departamentales con las que tenga relación operativa, siendo muy cuidadosos en asegurar que la salida se hace logrando la colaboración de las personas que forman parte del departamento inicial, pues éstas serán las "evangelizadoras" que mostrarán a sus compañeros de otras áreas con las que se relacionan, las mejoras en tiempo, dedicación, calidad y contenido de trabajo generados con el empleo de las nuevas herramientas puestas a su disposición. De este modo y, evolucionando a través de los procesos será posible poco a poco ir tejiendo una red que cubrirá finalmente toda la organización habiendo logrado de una manera colaborativa, el éxito de nuestro proyecto de implantación.

Como recomendación, se considera útil contar durante la ejecución del proyecto de implantación con la colaboración de especialistas externos, que puedan dar apoyo, soporte y guía para lograr el éxito y resultados deseados por la organización.

Katby@n


Sobre esta noticia

Autor:
Katbyan (55 noticias)
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Reportaje
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