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Una Pyme: Organización formal y organización real

21/12/2010 20:57 0 Comentarios Lectura: ( palabras)

La organización tradicional del trabajo no da respuestas al nuevo entorno empresarial, donde el factor humano es clave. Los antiguos pilares organizativos: estructura jerárquica, burocracia y puesto de trabajo, han de dejar paso a los conceptos de trabajo en equipo, descentralización y área de trabajo.

El papel de las nuevas tecnologías ha de ser el de facilitar estas nuevas prácticas organizativas. El futuro ya ha ocurrido. Sólo falta darnos cuenta de los múltiples cambios que llenan nuestra vida. Uno de los grandes cambios es el cambio en las organizaciones entre las que incluimos las empresas.

Las organizaciones ya no se basarán en la propiedad, y en una relación de ordeno y mando. El futuro habla de organizaciones basadas en una tupida red de relaciones, nacidas de la persuasión y comunidad de intereses, habla de cooperación en múltiples planos, de deseconomías de escala y de transnacionalidad para todos, incluidas las más pequeñas empresas y organizaciones.

No es el fin de los sistemas organizativos, sino que el significado del término organización ha cambiado. El flujo del conocimiento en gestión en el concierto internacional y la forma como accedamos a él determinará el futuro de la empresa. Conocimiento en gestión y conocimiento tecnológico son el binomio del éxito para las organizaciones. Ambos flujos de conocimientos modelan la competitividad de las empresas en un marco de actuación internacional. Todos reconocemos que algunas ideas de gestión como la calidad, reingeniería, producción ‘ just in time’ etc. han ejercido una fuerte influencia en la forma de dirigir las organizaciones. Es imprescindible analizar y ver la forma de intervenir en el proceso de creación y aplicación de conocimientos.

La empresa es la institución que convierte en la actualidad el trabajo en un valor añadido común. De entre todos los organismos que forman la sociedad, la empresa ha pasado a ser la institución social por excelencia. Tanto las universidades como las instituciones educativas y culturales, el estado, los medios de comunicación etc., tienden a organizarse con sistemas y métodos empresariales. El concepto actual de empresa implica, además de una evidente realidad económica, una comunidad de trabajo en la que el hombre no puede ser considerado sólo como un medio, sino como un fin. Uno de los aspectos más interesantes en el estudio de la empresa en el mundo actual es la relación que existe entre el sistema organizativo y la persona: hoy por hoy, prima, ante todo, la búsqueda de una relación armónica.

La empresa ha dejado de ser simplemente un mero negocio.

No se trata únicamente de que la empresa está inmersa en la sociedad, sino, ante todo, de que ella misma es sociedad. En efecto, de la sociedad recoge energías y recursos y a ella los devuelve, transformados en productos y servicios. La empresa está sometida a la influencia de un entorno cambiante y también es un motor de cambio. Puesto que la empresa es sociedad, no puede permanecer inmune a las demandas de sus empleados, consumidores, accionistas, proveedores, y, también, competidores.

Cuando una empresa tiene un determinado tamaño, para poder cumplir con sus objetivos necesita un sistema organizativo que destaque claramente cuáles son sus objetivos y responsabilidades.

En el momento de diseñar esta organización, algo que compete al más alto nivel ejecutivo de la empresa, generalmente se tiene en cuenta cómo debe ser en teoría o, más bien, cómo entiende que debe ser.

Después, una vez diseñado el sistema, se incluyen los nombres de las personas más o menos adecuadas, de la propia empresa, o en caso de ser necesario, se buscan fuera de ella.

Pasado un tiempo, si se comprueba que no funciona y dependiendo de la capacidad de decisión del ejecutivo o de las circunstancias, se mantiene a toda costa o se cambia. Generalmente, se termina cambiando a las personas de sitio o se sustituyen.

Evidentemente, según las características de las personas, se produce el cambio o el mantenimiento de forma más o menos rápida o lenta. Entonces se vuelve a empezar, y las personas que trabajan en la empresa contemplan perplejas y asustadas cómo se van produciendo los cambios generalmente más disparatados.

A pesar de que lo coherente es hacer supeditar la organización al buen funcionamiento de la empresa y a sus objetivos, por lo general la organización se hace de acuerdo con lo que teóricamente podría funcionar, obligando a la empresa a adaptarse a la organización creada y a las personas.

Hay pocas empresas en las que la organización funcione como una máquina perfecta, ya que obedece especialmente a personalidades y a actividades de los directivos que la componen.

En todas las empresas existe por lo general una organización formal y una organización real, lo cual es lógico, normal y generalmente va contra el organigrama, pero esto ocurre en la práctica y tal vez gracias a esto muchas empresas funcionan.

Un típico ejemplo de esta organización real es que en una empresa en situación de crisis el directivo responsable del departamento administrativo adquiere más fuerza, convirtiéndose en el más importante; sin embargo, en empresas en expansión la parte comercial adquiere una enorme preferencia.

Así, según sea el caso, puede ser un ejecutivo más orientado a uno u otro departamento, y según sea también la personalidad de cada uno y de los colaboradores que dependan de él se podría confeccionar un organigrama en el que existirían las mismas posiciones, pero con distinta colocación.

Otro aspecto a considerar es el contrario: hacer la organización a medida de las personas y no a la de las necesidades, con el consiguiente caos que representa.

Tampoco puede olvidarse a la hora de hacer una organización que los mandos intermedios son los que crean y transmiten de forma positiva o negativa la cultura empresarial, que es la clave del funcionamiento ético y estético de una empresa.

Crear la organización de una empresa es una de las funciones claves y de las más importantes que tiene el máximo responsable, y además es uno de los aspectos que no pueden ser delegados.

Empresarios de gran experiencia, recomiendan los siguientes aspectos a la hora de crear un buen sistema organizativo y una óptima cultura empresarial:

Deben existir muy pocas escalas y mandos intermedIos desde el primer ejecutivo al último colaborador de la empresa. Cada directivo debe tomar a su cargo el mayor número de personas posible. Se pdría pensar en 10 ó 15 personas dependiendo de cada directivo.

Hacer la organización pensando en los objetivos. Lo más importante es que funcione. No importa si es confusa o poco ortodoxa. Lo que realmente importa es que funcione y se obtengan resultados.

Procurar, si se puede, que no exista organigrama totalmente detallado. Es mejor que queden claras las áreas y de quién depende cada uno. Eliminar, pues, los títulos, otorgar responsabilidades, no jefaturas.

La organización debe ser flexible; de esa forma, si cambian las circunstancias no se tendrá que efectuar un cambio radical.

Describir y explicar claramente a cada uno de los componentes de la organización cuál es su responsabilidad y la de sus colegas. No describir las tareas, sino solo las responsabilidades.

No importa que la organización formal sea distinta de la real, ya que esto se da en la mayor parte de los casos. Lo importante es que funcione con eficacia.

No hay organizaciones perfectas, sino personas adecuadas. Lo importante son los resultados.

Hacer que la organización funcione. No perder los nervios rápidamente. El máximo ejecutivo de una empresa también debe adaptarse a la organización y debe saber delegar correctamente.

No olvidar que lo que se delega es el trabajo y la autoridad. La responsabilidad no se delega nunca, recae en el directivo o en los colaboradores que dependen de él.

Mantener la organización pragmáticamente el mayor tiempo posible. Pensar que aunque uno de los colaboradores tenga defectos, también tendrá virtudes. Si se le sustituye por otro, también tendrá sus defectos y virtudes.

Pensar siempre que la organización es el fiel reflejo del que la ha construido.

No olvidar que lo que realmente importa son las personas y no los organigramas.

Fuente: datospymes.com

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