En la actualidad todas las empresas, ya sean grandes o pequeñas, trabajan con una gran cantidad de documentos de todo tipo, tantos que a veces son casi imposibles de controlar. Por eso es fundamental gestionarlos adecuadamente, para que el negocio no se convierta en un caos del que luego será difícil salir.

Ya sabemos que gran parte del éxito de una entidad radica en su capacidad de organización y en su manera de dirigir el trabajo administrativo. Por suerte, con las nuevas tecnologías es más fácil conseguirlo, y aquí precisamente es donde la gestión documental para empresas de Docunecta puede ayudar a lograrlo.

Gracias a esta nueva forma de trabajar con los documentos (electrónicos o imágenes digitalizadas de los que se reciben en papel) se acabaron las interminables pilas de archivos repartidos por todos los estantes de tu espacio de trabajo. Todo queda más despejado, lejos del desorden y dispuesto para ser utilizado convenientemente. Te preguntarás qué hace un programa de gestión documental para lograr estas ventajas tan sustanciales en las labores administrativas. Por suerte, es mucho más sencillo de lo que se pudiera pensar. Aquí tienes algunas de las claves para entender sus funciones y cómo benefician la productividad de las empresas.

¿Qué es la gestión documental?

Resumidamente podríamos decir que es el grupo de normas utilizadas por las empresas para gestionar cualquier tipo de documento que reciban o generen ellas mismas. Se trata de conservarlos y organizarlos para que sea más sencilla su recuperación cuando sea preciso. Además, con la gestión documental se consigue que los documentos que están relacionados puedan vincularse fácilmente, sin necesidad de acudir a distintos departamentos de la entidad.

¿Qué hace un programa de gestión documental?

Después de ver qué es la gestión documental parece claro pensar que un programa de gestión documental es una aplicación que organiza y administra todos los documentos de una organización y que nos permite conservar, publicar y tratar documentos electrónicos y otros que ya tengamos digitalizados. Con ello es posible trabajar desde nuestro ordenador con toda la documentación de la empresa, sin tener que recurrir a los engorrosos papeles. Porque el programa funciona a modo de almacén o repositorio que permite acceder fácilmente a los documentos, cambiarlos o simplemente compartirlos.

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