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Procedimiento Para Elaborar El Presupuesto De Ventas

05/03/2012 20:02
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imagePor www.mailxmail.com

Elaborar el presupuesto de ventas es un proceso secuencial de toma de decisiones que implica una serie de pasos ordenados, los cuales aparecen en la figura 2, que se relacionan estrechamente con las etapas de la planeación en administración de ventas. Además, incluye la secuencia de hechos inherentes al método de objetivo y tarea del presupuesto de ventas.

Pasos en la aprobación del presupuesto

Análisis de la situación

Como primer paso, los gerentes de ventas vinculados al presupuesto de ventas tienen que conocer los hechos. Querrán dar un vistazo a la magnitud de las diferencias presentadas en el pasado entre las cifras presupuestadas y las cifras reales y establecer las razones de esas diferencias. La experiencia fruto de los errores de años anteriores permite pulir los aspectos procedimental y conceptual del presupuesto de ventas. Los presupuestos pueden, cambiarse.

Ajustar con precisión los presupuestos de ventas y de gastos de ventas es un arte cuya práctica se beneficia con los errores del pasado.

Identificación de problemas y oportunidades

Los problemas y las oportunidades que se presentan en la administración de ventas surgen del análisis de la situación. Estas amenazas y desafíos potenciales y reales tienen que evaluarse y dirigirse a determinar qué probabilidad tienen de ocurrir y cuál será la gravedad de su impacto.

Aquello que un gerente de ventas considera un problema, a otro puede parecerle un desafío fascinante. Cualquiera que sea el caso, este segundo paso del presupuesto de venta es real: enfrentar los hechos.

Elaboración del pronóstico de ventas

En este punto, la gerencia de ventas está lista para hacer el pronóstico de ventas: el tercer paso en la elaboración del presupuesto. Como se mencionaba anteriormente, los métodos para pronosticar difieren entre sí. De hecho, una misma firma puede utilizar varios métodos y no es poco común hacer un esfuerzo combinado.

Las proyecciones se hacen con respecto a los niveles de ventas anticipados por territorio, producto y tipo de cuenta, con base en los supuestos de planeación acerca de las condiciones futuras del ambiente.

El pronóstico de ventas que surge es una mezcla de la imagen ampliada que ha suministrado el sistema de información de marketing y los estimativos hechos por los vendedores. Se expresa en unidades y en dinero, de manera que las últimas comparaciones frente a los resultados reales pueden ayudar a los gerentes a analizar si las varianzas que se observan se deben a diferencias de cantidad o de precio.

El pronóstico de ventas es la parte central del procedimiento del presupuesto de ventas porque no sólo determina las utilidades de ventas presupuestadas sino también el nivel que se requiere en el esfuerzo de ventas.

Formulación de los objetivos de ventas

Una vez que se ha desarrollado el pronóstico de ventas, los vendedores deben conocer cuáles metas buscar y cuáles objetivos lograr. Estos objetivos de ventas deben desarrollarse de manera satisfactoria, que dé a los individuos afectados la oportunidad de participar y ser escuchados.

Sin embargo, estar de acuerdo con estos objetivos no es suficiente para tener éxito. Los objetivos tienen que ser prioritarios, válidos y contar con los recursos adecuados. Ser prioritarios significa que debe establecerse un índice de necesidad según el orden de importancia en el cual deben lograrse los diferentes objetivos. Esto incluye examinar sus posibles consecuencias en las utilidades.

Cuando se miran desde una perspectiva de costo / beneficio, tienen que descartarse muchos objetivos que, en principio, se consideraron muy importantes. La validez se refiere a una investigación sobre la posibilidad de lograr los objetivos que subsistan, los cuales pueden producir objetivos adicionales inaceptables.

Al final de este cuarto paso del proceso del presupuesto, sólo quedan los objetivos que se consideren valiosos, útiles o factibles.

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Administración de ventas en la práctica

MlD-STATES TECHNICAL

STAFFING SERVICES

Entre las ventas y el flujo de dinero yace una función muy importante el cobro de la cartera. Por tradición, las compañías han desarrollado actividades de cobro a través de sus departamentos de contabilidad. Sin embargo, desde hace poco han trasladado esa responsabilidad a sus vendedores.

Mid-States Technical Staffing Services, una empresa dedicada a servicios de ingeniería, ha hecho los cobros a través de su fuerza de ventas desde cuando la empresa inició en 1986. Las ganancias de Mid-States han aumentado a razón de USS4 millones por año. La compañía tiene un ciclo de cobro medio de 20 días y sólo ha dejado de cobrar dos facturas.

Mid-States envía las facturas una vez a la semana y los vendedores reciben copia de todas las facturas que se envían a sus clientes por correo. Se espera que los vendedores conozcan las condiciones especiales de pago de sus clientes, de manera que tengan una buena idea acerca de dónde pueden presentarse los ‘cuellos de botella’ para los pagos.

Además de las facturas, cada vendedor recibe un reporte semanal del estado de sus cuentas. Las comisiones se afectan según la rapidez con que se reciban los pagos, de manera que los vendedores están muy atentos a esos estados.

Mid-States y otras compañías han encontrado que muchos vendedores y gerentes de ventas prefieren que los vendedores se vinculen al proceso de cobro. Si un vendedor ha establecido una buena relación con el cliente, no quiere que esa relación armoniosa se vea amenazada por el personal de contabilidad que puede ser sensible o no ante determinada situación de un cliente.

La diplomacia relacionada con el proceso de ventas resulta útil ante la difícil situación de cobro de facturas atrasadas. Los vendedores están calificados de manera excepcional para desarrollar esta función de control del presupuesto, sin poner en peligro futuros negocios.

Determinación de las tareas de ventas

La gerencia de ventas y los vendedores tienen que llevar a cabo una amplia gama de actividades de ventas que van desde reclutamiento hasta evaluación, y desde la consecución de clientes potenciales hasta el servicio posventa. El propósito del quinto paso del proceso del presupuesto de ventas es identificar las tareas tácticas.

Esta responsabilidad representa un reto significativo porque saber dónde se quiere estar y cómo llegar allí son dos asuntos diferentes.

Tienen que examinarse las opciones, proyectarse los impactos de ventas y ganancias, y considerarse su probabilidad.

Especificación de los recursos necesarios

El sexto paso del proceso de presupuesto de ventas es determinar los recursos que se necesitarán para implementar las actividades proyectadas y lograr los objetivos deseados.

Estos recursos incluyen contratar vendedores, de manera temporal o indefinida, y contar con los elementos necesarios para apoyarlos, como automóviles, Laptops y ayudas audiovisuales de ventas para fábricas e inventarios.

Los objetivos de ventas no se alcanzarán a menos que la firma se encuentre en una posición que brinde suficiente apoyo. Si ese no es el caso, tendrá que revisarse el programa.

Realización de las proyecciones

En este nivel pueden reunirse los objetivos, las tareas y los recursos de ventas en un todo coherente. Las entradas y peticiones de las diferentes unidades de la función de ventas se unen e integran en un paquete completo.

En el proceso del presupuesto de ventas, este séptimo paso es el último que se realiza en el interior de la organización de ventas.

Para lograr un producto final sólido, se requieren una coordinación y una revisión cuidadosas de los aspectos que integran el presupuesto de gastos de ventas y el presupuesto total.

Presentación y revisión

En el paso 8, la gerencia de ventas tiene que presentar y defender su propuesta de presupuesto ante la gerencia general. Tiene que justificar su solicitud basada en el argumento de fondos insuficientes, para competir con otras partes de la organización.

Los ejecutivos de alto nivel faltarían a sus obligaciones si no enfrentaran la propuesta presupuestal de la gerencia de ventas. Algunos gerentes de ventas piden, de manera deliberada, más fondos de los que esperan recibir; aunque la ética de esta actitud es cuestionable, hacer peticiones iniciales infladas puede ser una necesidad en algunas firmas.

En cualquier caso, los presupuestos de ventas y de gastos de ventas tienen que ajustarse al presupuesto corporativo general y estar en coordinación con sus otros componentes: los presupuestos de producción y de compras. En la tabla 2 se hacen algunas sugerencias específicas para presentar el presupuesto de ventas ante la gerencia general.

Sugerencias para ganar las guerras de los presupuestos

1. Enfrentar los hechos

- Si un proyecto, campaña u otro programa es un instrumento para el departa¬mento, hay que probarlo.

- Preparar cifras para demostrar cómo funcionaron las anteriores campañas de publicidad.

- Aportar documentación sobre el aumento de las ventas debido a la participa¬ción en exhibiciones comerciales.

- Investigar y justificar el exceso en los gastos.

2. Dejar todo en firme

- No incluir en el presupuesto proyectos e inversiones durante un periodo de negocios lento.

- No tratar programas nuevos y sin probar.

- Establecer prioridades y ajustarse a ellas.

3. Ser realista

- Si es necesario recortar el presupuesto, hacerlo.

- Demostrar a la gerencia que existe voluntad para participar.

- Es mejor hacer por propia decisión los recortes del presupuesto antes de que alguien fuera del departamento lo ordene.

4. Ser flexible

- Si la gerencia quiere hacer más reducciones, hay que prepararse para negociar.

- Determinar qué considera la gerencia como más importante.

- Tener voluntad de compromiso.

5. Evitar la confrontación

- Tratar de comprender el punto de vista de la gerencia de mayor rango.

- No discrepar en todos los aspectos.

- Recordar que los menores argumentos deben conservarse para los proyectos en verdad importantes.

6. Ser mesurado

- Si se proyecta una imagen de ‘abundancia’ en las buenas épocas, puede pedirse ayuda a la gerencia en los tiempos difíciles.

- Si se obra con mesura, y se mantiene esa posición pueden evitarse grandes reducciones.

7. Vender

- Vender es su punto fuerte.

- El presupuesto es su producto o servicio.

- La gerencia general es su cliente.

Modificación y corrección

Es posible que la gerencia de ventas se vea vinculada a una serie de sesiones de compromiso. En el paso 9 del proceso del presupuesto de ventas, la gerencia de ventas puede ajustar las metas y los presupuestos de ventas, como reflejo de su evaluación de las necesidades de la corporación y del verdadero potencial del mercado. Esas modificaciones también se incluyen en el presupuesto de gastos de ventas.

La gerencia general puede decidirse por canalizar el apoyo que no se otorga hacia investigación y desarrollo o hacia la adquisición de nuevos negocios, en lugar de entregar a la organización de ventas todos los fondos que pide en el presupuesto. La función de ventas, en consecuencia, puede terminar con menos de la cantidad que pidió en su solicitud original.

Aprobación del presupuesto

Por lo general, se aprueban los niveles finales de los presupuestos de ventas y de gastos de ventas. Este décimo y último paso en el proceso del presupuesto de ventas permite que la administración de ventas actúe cuando entra en vigor el nuevo periodo de planeación. La distribución de las cantidades aprobadas para tareas específicas queda implícita en la autorización. Las cifras del presupuesto se comparan con las cifras reales a intervalos regulares; las desviaciones entre ellas se anotan e investigan.

Puede ser necesario revisar el presupuesto si los resultados de ventas o de costos están fuera de curso de manera notoria. Por ejemplo, el aumento en los precios de los combustibles, los aspectos de seguridad y el descenso en la economía después de la invasión de Irak a Kuwait en agosto de 1990 hizo que muchas firmas revisaran sus presupuestos de viajes.

Aunque el procedimiento del presupuesto de ventas es un ritual cada año, el proceso de apoyo es continuo y cíclico. Los hallazgos que se hacen en las revisiones periódicas, dentro del año del presupuesto, ayudan al análisis de la situación del año siguiente.

El procedimiento para el presupuesto de ventas que se describe aquí refleja el llamado presupuesto de abajo hacia arriba o presupuesto progresivo. Este método tiene sus raíces en las condiciones del mercado.

Algunas empresas utilizan de modo alternativo el presupuesto de ventas de la cima hacia abajo o presupuesto de descomposición. Al comenzar con los objetivos corporativos y las obligaciones fiscales, los objetivos y presupuestos de ventas surgen por cuenta propia. Como la entrada al mercado representa una idea posterior, este método en ocasiones se revertirá.

El método de abajo hacia arriba es mejor en la mayor parte de las circunstancias. La práctica actual del presupuesto de ventas incluye varios aspectos adicionales que se estudiarán mas adelante.

Fuente http://www.mailxmail.com/curso-contabilidad-costos-presupuesto/elaborar-presupuesto-ventas-procedimiento-1

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