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18/06/2018

Uno de los principales problemas de las Pymes es la organización y gestión de sus documentos, lo cual no es tomado en cuenta hasta que se convierte en un verdadero problema

Uno de los mayores problemas de las Pequeñas y medianas empresas es la organización de sus documentos, cuando una empresa comienza a crearse existen tantas áreas que se tienen que trabajar para garantizar su éxito que en la mayoría de los casos la organización de las operaciones de la empresa no es considerada como importante hasta que ésta se convierte en un verdadero problema.

Cajas llenas de documentos sin clasificar, archivos digitales repetidos, decenas de versiones de documentos sin saber cuál es la más reciente, bodegas repletas de papeles, personal invirtiendo mucho de su tiempo en la búsqueda de materiales, son sólo algunas de las escenas que se ven en las empresas que carecen de un sistema para organizar la información.

No contar con la gestión de documentos correcta puede tener severas repercusiones para las Pymes, las cuales afectarán su productividad y por lo tanto su crecimiento e incluso su estabilidad.   

Uno de los principales errores es guardar todos los documentos sin hacer una valoración entre si vale la pena almacenarlo o resguardarlo, por las prisas que se viven día a día en muchas ocasiones la limpieza de documentos se deja como una actividad secundaria que nunca llega y que en ocasiones tampoco hay una presión por hacer porque si se trata de documentos digitales entonces es más sencillo guardar la información en discos duros y olvidarse de ella.

El problema viene cuando se requiere dicha información y ésta no puede consultarse porque no es posible ubicarla, ya sea porque no se encuentra el dispositivo donde quedó almacenada o porque existen diferentes copias y carpetas provisionales que se crearon y que nunca fueron borradas y es imposible determinar cuál es el documento original o la versión aprobada.

Un hábito saludable para todas las organizaciones es realizar una limpieza digital periódica. Cada persona debe hacerse responsable de los archivos que se generan y encargarse de mantener sólo aquellos que vayan a ser funcionales para toda la empresa, un buen método es pensar en qué pasaría si un empleado tiene que ser reemplazado ¿la persona que lo reemplace sería capaz de identificar los documentos para desempeñar el trabajo?

Realizar copias de seguridad de la información es una buena práctica que todas las empresas deben tener, sin embargo, si no hay una buena gestión de documentos esta práctica puede convertirse en un verdadero problema por el tamaño de la copia que se tendría que generar y habría mucho almacenamiento con archivos basura que sólo ocuparían más espacio y más tiempo para su ejecución y su restauración en caso de ser necesario.    

No contar con la gestión de documentos correcta puede tener severas repercusiones para las Pymes, las cuales afectarán su productividad, crecimiento y estabilidad

Como se puede ver no tener una correcta administración de la información tiene un gran impacto en las organizaciones, pero por fortuna existen soluciones tecnológicas que terminarán de inmediato con cualquiera de estos problemas y los beneficios serán mayores para la empresa, empezando por el incremento de su productividad.

Gestor documental, clave para la organización

Un software gestor documental es la solución para mejorar la organización de las Pymes, y no sólo por la facilidad de gestionar el contenido y facilitar la búsqueda de archivos sino por todas las oportunidades que genera para la administración de la empresa, por ejemplo, asociar diferentes archivos a una misma cuenta de un cliente o proyecto de tal manera que toda la información esté contenida en un solo lugar que sea fácil de acceder.  

Uno de los principales objetivos del gestor documental es asociar las aplicaciones e información no sólo de la empresa, sino de sus proveedores, distribuidores y socios con el objetivo de que todos los documentos queden organizados de forma centralizada para que sea mucho más sencilla su búsqueda, reduciendo de manera importante el tiempo invertido.

Otro de los beneficios del gestor de documentos es que es muy común que al momento de trabajar documentos compartidos se hagan cambios o movimientos que muchas veces no se desean realizar y que son producto de un error o descuido, si esto ocurre puede poner en peligro la información que se utiliza, sin embargo, con el gestor toda la documentación queda enlazada, etiquetada y guardada y se podrán recuperar versiones previas, revisar quién hizo algún movimiento e incluso limitar el acceso a cierta información.

De esta manera se puede prevenir tanto el duplicado sin control de documentos como las versiones de las mismas. Es muy común que al generar un documento éste tenga diferentes usos para cada área de la empresa, es posible que en algunos casos los colaboradores sólo necesiten consultar la información, mientras que otros tengan que presentar propuestas con base en ese contenido y unos más tengan que revisar si son correctos los datos, un gestor de contenidos permitirá dar acceso de sólo lectura a ciertas personas, o permitir la colaboración del documento a otras.

Tener un gestor de información también puede significar un reto para las empresas y muchas temen que su implementación sea complicada y tardada, sin embargo, existen empresas especializadas que se encargan de llevar de la mano a las Pymes para lograr una organización correcta y completa en el menor tiempo posible.

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