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Julio A. Olivares

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09/05/2015

Sumando opciones como aire acondicionado e impresoras inteligentes, inversión en software documental pueden significar ahorros considerables

Sumando las diversas opciones como aire acondicionado e impresoras inteligentes, inversión en software documental, equipos ecológicos y buenas prácticas, las empresas podrían llegar a hacer unos ahorros considerables en los costes operativos de sus oficinas

Una oficina es tan ecológica como las personas que trabajan en ella. Si nos esforzamos por implantar en nuestros hogares dispositivos y medidas que mejoren la eficiencia energética y nos permitan ahorrar costes, razón de más para trasladar esta actitud a ese lugar en el que pasamos casi más tiempo que en nuestra propia casa y que compartimos con muchísimas personas: la oficina. Por este motivo, los responsables de las empresas están poniendo a disposición de los empleados una serie de herramientas y políticas que permiten ahorrar energía y recursos y, de paso, ser respetuosos con nuestro maltrecho medioambiente.

oficina ecológica

Uno de los principales frentes en los que se lucha por reducir los costes es el consumo de papel. En esta batalla, las impresoras son las grandes protagonistas y sobre ellas se centra buena parte de las medidas de eficiencia y ahorro que se diseñan. La más innovadora es la denominada “impresión segura”. Consiste en que el empleado debe validar su identidad mediante una tarjeta o un código y estar físicamente delante de la impresora para recoger su documento. De esta manera, se pueden anular peticiones que se han enviado por error, no se dejan olvidados documentos en impresoras colectivas, se elige la impresora en la que se va a imprimir y, lo que es más importante, se conserva la confidencialidad del documento impreso, ya que este sistema garantiza que no cae en manos indebidas ni curiosas por error. Además, como medida adicional de seguridad, se puede determinar que al final de cierto periodo de tiempo, se borren automáticamente las peticiones que no se han impreso. Adicionalmente se puede reducir mediante software el consumo de tinta o tóner.

Otras iniciativas menos novedosas pero no por ello menos importantes optan por sustituir las impresoras locales por impresoras de red. Al retirar las tradicionales impresoras individuales y utilizar equipos para grupos de trabajo, el empleado debe levantarse de su silla y además pierde intimidad, lo que hace que se replantee la necesidad real de imprimir. También cabe mencionar medidas como el uso de cartuchos de tinta de alto rendimiento para evitar residuos innecesarios y la devolución de cartuchos vacíos al fabricante para que los recicle.

En general, según estimaciones de Gartner, si las empresas gestionaran correctamente su parque de impresoras, podrían reducir los costes de impresión entre un 10 y un 30%.

Está claro que las compañías pueden hacer mucho por ser más eficientes y ahorrar costes, pero no son los únicos intervinientes en este proceso. Los empleados deben responsabilizarse y seguir una batería de sencillas medidas para ahorrar papel. La más obvia es imprimir a doble cara, pero no dejemos que la obviedad nos impida ver el gran impacto de esta medida. Si un oficinista utiliza una media de 10.000 hojas al año imprimiendo a doble cara, se ahorraría un 20%. También se pueden imprimir varias páginas en una hoja, evitar la impresión de documentos de uso interno o imprimirlos en modo borrador para ahorrar tóner, usar papel reciclado, reaprovechar las hojas que solo tienen unas pocas líneas impresas o se han impreso mal, no imprimir correos electrónicos ni borradores, archivar las copias de forma electrónica, etc.

No obstante, aquí entra en escena el criterio del trabajador y su capacidad para determinar qué debe imprimir y qué no. Muchas compañías que han apostado verdaderamente por reducir el consumo de papel y ser más eficientes, prefieren no dejar ciertas decisiones en manos del empleado y tampoco quieren fiscalizar su trabajo cotidiano con medidas restrictivas como la cuota de impresiones, así que han dado un paso más allá y han optado por soluciones de software de gestión documental. Este tipo de aplicaciones eliminan prácticamente el uso de papel del ciclo de vida del documento y suponen importantes ahorros de costes en este capítulo.

Sumando opciones como aire acondicionado e impresoras inteligentes, inversión en software documental pueden significar ahorros considerables

La tecnología nos está permitiendo ser más eficientes y ecológicos en las empresas. Por eso merece la pena invertir en nuevos programas y equipos. La inversión inicial puede parecer elevada, pero el retorno está asegurado. Es esencial instalar en las oficinas equipos punteros que, por ejemplo, permitan activar el modo de ahorro de energía para que se apaguen cuando llevan un tiempo inactivos. No en vano, según Gartner, el 35% del consumo de energía de una empresa corresponde a equipos de IT y, en algunos casos, supera el consumo generado por la iluminación.

También en la partida de gastos relacionados con la iluminación se pueden emprender medidas de gran impacto, como el encendido y apagado automático de luces gracias a sensores de presencia. De esta forma, la factura de la luz experimenta una notable rebaja.

En las oficinas inteligentes, los sistemas de aire acondicionado inteligentes no permiten subir ni bajar la temperatura de las salas más de tres grados para mantener una temperatura constante y reducir el gasto de energía que suponen los reajustes.

También se reciclan todo tipo de residuos, tanto orgánicos como inorgánicos, desde plástico y papel hasta equipamiento informático, p.e. tóneres y hardware. Y siempre tienen a mano destructores de papel. Estos contenedores se colocan en diversos puntos de la oficina y las empresas especializadas en este negocio los recogen y reciclan su contenido, tras firmar el correspondiente contrato de confidencialidad.

No es novedad hablar sobre eficiencia energética, ahorro de costes y respeto al medioambiente, pero no hay que cejar en el empeño y seguir apostando con fuerza por estos valores. Grandes empresas internacionales ya están recogiendo el fruto de sus esfuerzos y contribuyendo a la sostenibilidad del planeta. Esperemos que sea el inicio de un largo camino.

 

Julio A. Olivares Presidente y fundador de DocPath

Fuentes:

http://www.guioteca.com/medio-ambiente/ahorro-de-papel-una-forma-de-salvar-los-arboles/

http://www.dirigentesdigital.com/articulo/gestion-y-liderazgo/216009/diez/consejos/incentivar/ahorro/impresion/oficina.html

http://www.itgreen.es/que-es-green-it/motivacion

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