Cómo organizar eventos sin derrochar recursos

Por Sergio Ventura - Director de la División Meeting & Events de MCI Group

Una planificación de eventos anual permitirá detectar claramente si hay superposición de propuestas, optimizando las acciones a realizar durante el año, ponderando aquellas más efectivas y mejorando el rendimiento del presupuesto anual.

Muchas empresas realizan a lo largo del año una gran cantidad de eventos, como seminarios, jornadas, lanzamientos de productos y servicios, convenciones del área de ventas, family day y fiesta de fin de año, entre otros. Sin embargo, aunque pueda sonar extraño, la mayoría no sabe exactamente qué recursos van a asignar a cada uno, ni cuál es el presupuesto global para este tipo de actividades.

De hecho, las compañías de mayor tamaño llegan a invertir hasta 5.000 dólares por cada empleado en la realización de eventos, pero no conocen su gasto anual en el rubro ni lo gerencian.

Como es de suponer, esto genera la superposición de actividades, la contratación en forma paralela de recursos similares, la asignación de personal para realizar tareas que ya se están llevando a cabo desde otras Gerencias, los "ruidos" internos cuando cada sector hace lo mismo pero de una manera diferente, etc.

Por ejemplo, en algunos casos, ejecutivos viajan desde otras localidades del país hacia Buenos Aires varias veces al año para participar en distintas actividades, que podrían coordinarse y resolverse en una sola ocasión. Otras veces se efectúa el alquiler de equipos para utilizar en una presentación especial, que son reintegrados al terminar la misma, y al día siguiente son nuevamente solicitados desde otra área.

Esto podría evitarse implementando un sistema de gestión de actividades y recursos para la realización de eventos y reuniones, que permita optimizar el presupuesto y la calidad de servicio. De hecho, hay enfoques que alcanzan a toda la empresa para la gestión del sector, que permiten una reducción de tiempos y costos de entre el 8 y 15 por ciento.

La organización estratégica de eventos tiene sentido si pensamos en ordenar las actividades previstas, anticipando dónde y cuándo se realizarán, y qué recursos se necesitarán para desarrollarlas. Además permitirá detectar claramente si hay superposición de propuestas, optimizando las acciones a realizar durante el año, ponderando aquellas más efectivas y mejorando el rendimiento del presupuesto anual.

De este modo, se puede generar información inteligente, determinar los gastos por cada acción, generar reportes por evento, efectuar mediciones sobre el cumplimiento de objetivos, y consolidar la información por tipo de evento, categoría de gastos y ahorros.

Entendemos que muy pronto habrá mayor conciencia de su efectividad y mayor número de empresas comenzarán a utilizar la planificación estratégica de eventos de modo de ordenar y equilibrar sus acciones y presupuestos.

Fuente: Materiabiz