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Misión posible: potenciar costes y procesos de Output Management e impresión

06/12/2015 12:40 0 Comentarios Lectura: ( palabras)

Aunque parezca mentira, el 90% de firmas no sabe acerca de los costes asociados a las tareas de Document Output Management relacionadas con la impresión. Muchas de ellas destinan entre el 1 y el 3% de su presupuesto a generar documentación sólo para propósitos internos

Aunque parezca mentira, el 90% de firmas no sabe acerca de los costes asociados a las tareas de Document Output Management relacionadas con la impresión. Muchas de ellas destinan entre el 1 y el 3% de su presupuesto a generar documentación sólo para propósitos internos y investigaciones recientes demuestran que mejorar los procesos de impresión supone ahorros de hasta el 30%. Esta información es relevante para los directores de sistemas.

Suena bien lo de optimizar, sí, pero ¿como se logra? Todo el proceso se puede disgregar en seis puntos.

Etapas para optimizar los procesos y los costes de Document Output Management en relación con la impresión

Uno. Lo primero es encontrar un proveedor que ofrezca soluciones integrales y que además de solucionar de manera global el asunto de Document Output Management, proponga alternativas de perfeccionamiento de procesos de impresión, reducción de papel y tóner (es decir, de costes de impresión) y otros servicios orientados a conseguir una optimización integral. Es imprescindible contar con un proveedor experimentado, que sugiera soluciones originales y no sólo la simple reducción de impresiones.

Paso 2. Auditar los sistemas de Document Output Management asociados a las actuales impresiones y aislar aquellos procesos que se desean optimizar. Para esto, se programan entrevistas con trabajadores clave de la empresa e integrando el input imprescindible del encargado de Sistemas. De esta forma, se aíslan los requisitos y las metas de la firma., cada vez hay más empleados con roles que les exigen viajar o realizar desplazamientos frecuentes. Hasta hace poco, imprimir empleando una conexión segura de smartphones o tablets era bastante problemático. Sin embargo, ahora existen soluciones de Document Output Management que optimizan y comprimen los archivos enviados a impresoras remotas. es la seguridad pasiva de los documentos que se imprimen. Las nuevas impresoras inteligentes solucionan los problemas de privacidad, en otras palabras, el personal autoriza el procedimiento utilizando una tarjeta o código personal y, adicionalmente, debe estar cercano al dispositivo. Si envía un documento equivocado para imprimir, puede cancelarlo en el mismo dispositivo, ahorrando de esta forma el consumo de toner.

Paso 3. Una vez identificados los cambios que se quieren emprender para optimizar los procesos globales de Document Output Management, y los de impresión básicamente, es aconsejable uniformizar la marca de las impresoras para lograr mejores precios y acceder a beneficios por volumen. en tal sentido, la cantidad de impresoras debe disminuirse, incrementando su productividad y la “inteligencia” de las mismas. Por “inteligencia” entendamos la capacidad de ciertas impresoras de aprobar facturas, mantener segura la información que contienen y poner en marcha procesos importantes, como la digitalización de información, para alojarla en la intranet de la firma. Paralelamente, se debe procurar que el lote de impresoras tenga tecnología de punta, incluyendo la conservación ambiental. Otras mejoras y cambios dependerán del presupuesto, se debe saber que finalmente se logrará una reducción de costes y, por tanto, se aconseja no dilatar excesivamente la implementación del proyecto de mejora de procesos de impresión.

Paso 4. Sería deseable que el agente proveedor de la solución de Document Output Management contratado participe decididamente en la totalidad del proyecto, es decir, debería estar presente en todo momento, porque los requisitos de la corporación suelen variar.

El 90% de firmas no sabe acerca de los costes asociados a las tareas de Document Output Management

5. Ahora toca la nada desdeñable tarea de implementar los cambios. Para lograrlo, se necesita diseñar una hoja de ruta que facilite gestionar los cambios en los procesos de impresión y solicitar el apoyo de la alta dirección de la empresa. Esto es un elemento clave, puesto que un proyecto de esta magnitud implica entre 3 y 4 semanas de cambios que van a afectar a las áreas principales, que deberán prescindir de la impresora que tenían hasta ahora en su despacho. Por ello, es importante instruir a los colaboradores de que deben imprimir “de forma inteligente”, pues con esto, se obtendrán muchas ventajas.

Algunas ventajas de optimizar los procesos de Document Output Management relacionados con la impresión

- Control de costes de impresión: facilita conocer el uso que los usuarios realizan de las impresoras y el gasto de papel, optimiza el uso de los insumos y ayuda a establecer políticas de impresión.

- Mayor productividad interna: mejora tiempos en las tareas cotidianas y optimiza los procesos de control y gestión de impresiones. Facilita imprimir de forma remota y tener la información impresa al llegar a la oficina.

- Economía de energía y respeto por el medio ambiente: reduce el consumo de electricidad, las emisiones de CO2, el consumo de papel y, por ende, la tala de árboles.

- Seguridad: facilita verificar la identidad de los usuarios y codificar información confidencial.

6. Por último(aunque no por ello menos importante), hay que realizar un control del plan de cambio de las tareas de impresión, notificando los avances. De nada vale realizar los cambios mencionados si no hay forma de supervisarlos, medirlos y validarlos para presentarlos a la gerencia, quienes necesitarán información sobre el RSI logrado gracias al proyecto de reducción de los costes de impresión. Aunque no todo se puede cuantificar en ganancias económicas (a modo de ejemplo, ), los resultados obtenidos deben difundirse a los participantes durante el proyecto piloto y, después, comunicarse a toda corporación.

Si los negocios siguen concienzudamente estos pasos y se ciñen a lo planeado conseguirán que sea factible algo que parecía inviable. Aunque se tienda a crear una “oficina verde”, , es inocultable que habrá que imprimir documentos. Por ese motivo, se desea mejorar y racionalizar el proceso de impresión con el empleo de soluciones de software documental adecuadas y fabricantes de impresoras con tecnología punta.

Suena bien lo de optimizar, sí, pero ¿como se logra?


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Autor:
Andre W.klein (67 noticias)
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