Globedia.com

×

Error de autenticación

Ha habido un problema a la hora de conectarse a la red social. Por favor intentalo de nuevo

Si el problema persiste, nos lo puedes decir AQUÍ

×
×
Recibir alertas

¿Quieres recibir una notificación por email cada vez que Asistencia-virtual.com escriba una noticia?

Mejorar la eficiencia de las reuniones

15/07/2010 18:32 0 Comentarios Lectura: ( palabras)

Las reuniones son necesarias: las empresas de todos los tamaños necesitan reunirse cada cierto tiempo para evaluar como marchan los negocios, presentar nuevos proyectos, planificar nuevas formas de trabajo.

No importa el tamaño de la empresa, siempre habrá reuniones. Son inevitables así como es inevitable muchas veces sentir que no aportan mucho más de lo que ya se sabía y que no fue sino una pérdida de tiempo. Esto genera cierta frustración en todos los participantes, especialmente cuando se verifica que el coste fue mayor que el beneficio.

Es por eso que esta guía acerca de las reuniones me pareció especialmente útil. En mi caso no solamente tengo reuniones con mi equipo de VAs sino que ellas tienen reuniones también con sus clientes. Las reuniones son una herramienta poderosa para avanzar en los proyectos y aumentar la motivación y para que resulten plenamente productivas y positivas, debemos implementar ciertas estrategias.

Por Valentina Thörner Da Cruz

Cada empresa tiene reuniones. Del empresario autónomo, hasta las empresas multinacionales, nadie consigue trabajar sin reuniones más o menos frecuentes: planificaciones de proyectos, encuentros con proveedores, reuniones con clientes, actualizaciones semanales de equipos de trabajo, etc. Pocas veces se cuestiona la necesidad de estas reuniones y alternativas generalmente solo se buscan en dos casos concretos:

1. Los participantes viven demasiado lejos como para invitar a todo el mundo a la reunión presencial: en este caso se utiliza muchas veces el medio de la video-conferencia para realizar la reunión a pesar de la distancia. Solo si la diferencia de horarios impide absolutamente el encuentro virtual, entonces se buscan alternativas viables.

2. La disponibilidad de las salas de reunión no se ajusta al número de reuniones planificados: en este caso se utiliza o salas de reuniones informales (como la cafeteria, la cocina de la empresa, o incluso el pasillo) o, como ultimo recursos se intenta resolver las cuestiones por medios alternativas a la reunion.

Pero las reuniones realmente son tan imprescindibles que no hacerlas es la última opción? O tal vez existan consideraciones que puedan mejorar la eficacia de las reuniones así como el uso de los recursos que implica tanto para le empresa como para el trabajador individual?

Los costes de los reuniones

Las reuniones no son gratuitas. Cada reunión, aunque se realice dentro de la misma empresa solo con empleados del lugar de trabajo, tiene unos costes que raramente se cuantifican. Entre estos costes se incluyen:

El lugar de la reunión: en el caso de pymes o empresas localizados dentro de un centro de negocios, es fácil saber este número, ya que las sala de reuniones posiblemente se alquilan según las necesidades de la empresa. Sin embargo, si la empresa tiene salas de reunión dentro de sus propios instalaciones, estos también tienen un coste de alquiler (por metro cuadrado) como un coste de oportunidad, ya que estos metros cuadrados no están disponibles para instalar más oficinas. Se añade los costes de luz y calefacción para el tiempo completo (mismo cuando no se esté utilizando las salas, siempre estarán preparados por si acaso).

El tiempo: una reunión con 5 personas durante una hora en realidad no ha durado una hora, sino 5 horas. Calculando los salarios por hora de cada trabajador y sumando estos salarios por hora de cada uno, se obtendrá los costes reales de la disponibilidad del tiempo.

Costes de oportunidad: Además de haber estado una hora en la reunión, los participantes no han podido trabajar en sus propios proyectos, con lo cuál se debería añadir los costes por no avanzar en partes importantes del trabajo diario. En caso que esto resulta en horas extras por parte de los trabajadores, es fácil calcularlo. Caso contrario habría que ver si se dan retrasos en los procesos diarios a causa de la participación en reuniones.

Sigue leyendo…

Escucha

este post


Sobre esta noticia

Autor:
Asistencia-virtual.com (23 noticias)
Fuente:
asistencia-virtual.com
Visitas:
3094
Tipo:
Tutorial
Licencia:
Creative Commons License
¿Problemas con esta noticia?
×
Denunciar esta noticia por

Denunciar

Comentarios

Aún no hay comentarios en esta noticia.