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Libros reglamentarios

09/04/2011 00:39 0 Comentarios Lectura: ( palabras)

Los libros reglamentarios del comercios son todos aquellos procesos legales ante el estado para un mejor proceso de convivencia

LOS LIBROS REGLAMENTARIOS SON :

Los LIBROS y REGISTROS REGLAMENTARIOS son los soportes escritos que

deben diligenciar los establecimientos educativos para evidenciar su gestión

pedagógica administrativa y financiera, constituyéndose en valiosos archivos

históricos que dan cuenta de la operatividad de los diferentes procesos que se

desarrollan en la institución, así como del cumplimiento y desarrollo de la

normatividad educativa.

Se convierten en la herramienta por excelencia en el quehacer cotidiano de

las instituciones educativas oficiales, privadas y de formación para el trabajo

y el desarrollo humano y en la carta de navegación del histórico institucional.

Los libros reglamentarios fueron establecidos por la Resolución Nacional 2624 del

15 de noviembre de 1951 y se han venido ajustando, modificando y creando en

correspondencia con las dinámicas o cambios presentados en la legislación

escolar, en especial, la ley 115 de 1994, Decreto 1860 de 1994; Ley 715 de 2001,

el Decreto 230 de 2002, Decreto 1290 de 2009 (a partir de enero de 2010),

Decreto 4791 y demás disposiciones relacionados con dicha materia como la Ley

594 de 2000 o Ley de Archivos.

Esta guía tiene como propósito establecer los libros y registros reglamentarios que

deben diligenciar todas las instituciones de Medellín que prestan el servicio de

educación formal en los niveles de preescolar, básica primaria, básica secundaria

y educación media; a su vez, plantea directrices y orientaciones generales para

administrarlos, de acuerdo a las competencias que le dio la Resolución Nacional

2823 del 9 de diciembre de 2002 sobre la certificación de la educación.

La Secretaría de Educación establece qué se debe tener en cada libro y registro,

pero deja en libertad la forma o estructura de los respectivos anexos que

acompañan esta propuesta, dejando claro que los formatos que se adjuntan no

pretenden reemplazar todos los diseños elaborados en las instituciones

educativas, siempre que en el fondo (no en la forma) no les falte información

esencial, ni se aparten de las orientaciones aquí establecidas, mientras avanza el

proceso en el sistema de gestión académica (SIGA)que más adelante se detallará.

Los libros y registros reglamentarios permiten soportar las actuaciones

administrativas y pedagógicas que se desarrollan en la institución; propician

además la recuperación histórica y facilitan la consulta de las acciones y

decisiones tomadas en las instituciones educativas; contribuyen a la

estandarización y por ende a la organización de la prestación del servicio

educativo en los diferentes establecimientos de la ciudad de Medellín; sirven como

insumo e instrumentos de consulta para la evaluación institucional y para otrosestamentos que puedan requerirlos en un momento determinado, convirtiéndose

en acervo probatorio que evidencia diversos procesos. Además, dan cuenta de lo

que se planea y lo que se ejecuta; favorece a quien llega a dirigir la institución;

proporciona indicadores para implementar acciones preventivas, correctivas y de

mejora; contribuyen a lograr trazabilidad y en general, a la preservación del saber

y hacer de la institución, convirtiéndose en la herramienta por excelencia de

monitoreo, seguimiento y control de la vida institucional.

Los libros y registros reglamentarios se pueden inscribir en el término

DOCUMENTACIÓN, que la Organización Internacional de Normalización ha

definido como el mecanismo que permite recoger lo que sucede en un proceso, de

manera tal que se pueda planificar, medir y mejorar sistemáticamente. La

documentación implica recoger el conocimiento que una organización produce con

su propio actuar, para lo cual se pueden emplear distintos tipos de formatos o

instrumentos. Tienen la ventaja que permiten planear los procesos y asegurar,

mejorar y transferir el conocimiento institucional. Este conjunto de libros y registros

no son un fin, sino una propuesta que aporta valor a los procesos de calidad que

se desarrollan y se deben establecer y mantener para proporcionar evidencia e

información sobre la institución educativa. Al estandarizar, se le facilita al

usuario o beneficiario del sistema educativo, la posibilidad de acceder con

facilidad a la información de la institución educativa, sin las dificultades

tradicionales de orden administrativo.

La Norma ISO define REGISTRO como un documento que proporciona resultados

obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Se pueden

presentar como formatos diseñados especialmente para facilitar la recolección de

información para una situación específica.

Por otro lado, se debe tener en cuenta la Ley 594 de 2000 o Ley General de

Archivo, en especial su Artículo 3°, el cual presen ta las siguientes definiciones.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o

privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para

servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a

los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y

aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades

privadas.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

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El no diligenciamiento, administración indebida, alteración, falsedad, destrucción,

supresión y pérdida de los libros y registros reglamentarios, podrá generar

responsabilidades disciplinarias, administrativas, civiles y/o penales.

Los sistemas de información

Estamos en el mundo de la virtualidad, es así como debemos aprovechar las

herramientas que nos ofrece la Secretaría de Educación de Medellín para

sistematizar la información de la institución. Sus servicios en línea son:

· Matrícula en línea, cuyo sistema identifica la población escolar de Medellín

· Sistema integrador geo referencial de Información Escolar (SIE), que permite

visualizar gráficamente los datos de ubicación de instituciones a través de

mapas.

· Sistema de Gestión Académica (SIGA) Tiene como objetivo registrar la

información de las gestiones del Proyecto Educativo Institucional y se harán

todos los esfuerzos para que una buena parte de los libros y registros

reglamentarios puedan ser incluidos en este sistema, lo cual requerirá de un

proceso de capacitación, concertación y diálogo entre diferentes instancias de

la propia Secretaría y sus instituciones educativas.

· Sistema de Información INFORMATE, el cual deja de ser de uso

exclusivo para las instituciones de formación para el trabajo y el

desarrollo humano, convirtiéndose en herramienta para las instituciones

oficiales como para las privadas. Está en construcción y para el segundo

semestre del 2.009 será una realidad.

Se recomienda a los directivos y administrativos de las instituciones educativas

oficiales dirigir sus esfuerzos para manejar con efectividad el Sistema de Gestión

Académica. Para ello es importante asistir a las diferentes capacitaciones que está

brindando la Subsecretaría de Planeación Educativa, así como leer el manual que

ha sido diseñado para que todo el registro de información por parte de las

instituciones se haga con base en su ayuda y su contenido. El ingreso se hace por

la página www.medellin.gov.co/educacion – Sistema de Información – Gestión

Académica, (las Instituciones Educativas ingresan con el código DANE como

usuario y la clave con que leen el correo). Se deja planteada aquí la posibilidad de

avanzar hacia el uso de estos sistemas, para lo cual se darán orientaciones más

precisas a medida que este proceso avance.


Sobre esta noticia

Autor:
Camilo Varon (6 noticias)
Visitas:
4711
Tipo:
Opinión
Licencia:
Distribución gratuita
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