INFORMOTECNIA Y JUNTAS EXITOSAS[1]

“El hombre es por naturaleza un animal social”

Aristóteles

Claridad, integridad, aprovechamiento de la organización informal, equilibrio, difusión y evaluación son solamente algunos de requisitos de la comunicación efectiva. Pero ¿Qué es la comunicación? ¿Cuáles son los objetivos del proceso de comunicación? ¿Cuáles son los canales de comunicación más efectivos en una organización? ¿Al momento de comunicar en una junta, qué debo tomar en cuenta? Estas son sólo algunas de las interrogantes que se plasman en el presente ensayo.           

La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se trasmite y recibe información en un grupo social[2]. Dentro de la sociedad en general, la comunicación constituye uno de los procesos fundamentales de la experiencia humana y de la organización social.

Para la administración,  la comunicación es una actividad administrativa que tiene dos propósitos: Proporcionar la información y la explicación necesaria para que las personas puedan desempeñar sus tareas; y adoptar las actitudes necesarias que promuevan la motivación, la cooperación y la satisfacción en los cargos[3]. Si bien la importancia de la comunicación radica en la utilidad de ésta dentro del proceso de relación interpersonal y para explica, a los subalternos, las razones por las cuales de las razones tomadas. También es de mención, que la comunicación no solo fluye verticalmente hacia abajo, sino que también puede fluir de en dirección opuesta. Un ejemplo: Víctor, el Director de Recursos Humanos de la empresa X, fue citado por el Director General para hablar acerca de los resultados obtenidos en el primer trimestre del año.

En el ejemplo anterior, la comunicación fluye de manera vertical hacia arriba. Pero dentro de una organización existen además de las comunicación vertical, la comunicación horizontal, la comunicación verbal y la comunicación escrita. Las cuales recurren a algunos medios de transmisión de la información a comunicar. Por ejemplo: la comunicación escrita puede utilizar circulares, comunicados, anuncios escritos con la finalidad de hacerse efectiva. En cambio la comunicación verbal puede recurrir a llamadas telefónicas, consultas personales o juntas para cumplir el mismo fin. Si bien estas ultimas, las juntas, son uno de los medios más efectivos para comunicar.

A paráfrasis de lo tratado por el seminarista Alex Márquez, en su seminario “Informotecnia y juntas exitosas”: Las juntas no son sólo una herramienta que permiten informar o comunicar, sino que además permiten una comunicación efectiva que contribuye a tener una organización sólida y saludable, siempre y cuando se tanto la información a comunicar y el ambiente en el cual se va ha comunicar no se encuentren viciados. Es decir, la información debe ser selecta o depurada de chismes, rumores o información superflua; y en lo que respecta al ambiente, se refiere a la actitud de las personas que participan dentro de la junta,  la cual no debe ser de fuerza, obligación o apatía. Sino al contrario, esta debe ser de participación y cooperación.

            El seminarista, con la finalidad de garantizar a su audiencia juntas exitosas, propone el siguiente un modelo a implementar:

O

Objetivo

¿Qué pretendo?

L

Limitación

¿Qué me impide lograr lo que pretendo y que no puedo superar?

O

Obstáculos

¿Qué me impide lograr lo que pretendo y que puedo superar?

R

Recursos

¿Cuáles son los recursos disponibles y los no disponibles, necesarios para lograr lo que pretendo?

            En conclusión, la comunicación es un elemento indispensable dentro de la sociedad. Dentro del proceso para comunicar es importante tomar en cuenta los siguientes puntos:

1.      La información a comunicar debe ser depurada. Esto es, libre de información superflua.

2.      El ambiente libre de vicios. Esto es, una actitud preactiva, de participación e involucramiento son la mejor arma contra los conflictos.

[1] Márquez, A. (Investigador, Escritor y Narrador) Informotecnia y Juntas Exitosas [Disco Compacto] Syntrack®: México.

[2] Münch, L. (2004) Fundamentos de Administración Trillas: México.

[3] Chiavenato, I. (2006) Introducción a la Teoría General de la Administración McGraw Hill: México.