Una orden de cambio es un documento que describe un "cambio" efectuado al trabajo que originalmente se contrató, y puede aplicarse a adiciones, supresiones o variaciones en el contrato original. Las órdenes de cambio también documentan cualquier modificación en cuanto al tiempo requerido para llevar a cabo el trabajo como resultado de un cambio en el contrato.

Las órdenes de cambio pueden originar fricciones entre todas las partes interesadas. Antes de comenzar la tarea, establezca el proceso que se empleará para emitir las órdenes de cambio; de ese modo se facilitarán el trabajo, las aprobaciones y el pago.

Algunas razones básicas para emitir una orden de cambio:

• El propietario o el arquitecto decide que lo que muestran los documentos originales de licitación, no es lo que él quiere construir.
• Una autoridad de construcción ha examinado los planos o la obra in situ, y exige que algo sea modificado para que cumpla con el código u otro requisito municipal.
• Los documentos de licitación no reflejan plenamente un detalle o una condición que se requiere.
• Las condiciones existentes no se reflejan de forma adecuada en los documentos de licitación; por ej., las condiciones del suelo, obstrucciones por debajo del nivel del suelo y/o si se encuentran materiales contaminados o peligrosos después de empezada la construcción.

Independientemente de la causa, el primer paso en el proceso de emisión de una orden de cambio es evaluar adecuadamente el impacto del cambio. Esto requiere experiencia, ya que el contratista deberá prever todos los impactos posibles del cambio. Una orden de cambio típica pudiera documentar y aprobar cambios en el trabajo que realizarán sus subcontratistas, en los materiales solicitados a los proveedores, en el trabajo que usted llevará a cabo, o en los equipos necesarios para realizar el trabajo. Todos estos detalles deberán tenerse en cuenta, a fin de poder documentar plenamente el impacto del cambio en términos de costo y tiempo.

Algunos clientes emitirán documentos de licitación con los elementos más básicos, a fin de obtener la oferta más baja posible, aunque sepan que habrá que añadir y aclarar ciertas cosas. Estos esperan que el contratista no le dé mucha importancia al trabajo adicional, o que puedan ganar una discusión que surja debido al tiempo, los costos y los materiales adicionales, puesto que el contratista debía haber sabido que tenía que emitir una orden de cambio. Tómese siempre el tiempo necesario para crear una orden de cambio, y asegúrese de que ésta sea aprobada.

Muchos propietarios solicitan un desglose detallado de cada artículo incluido en la orden de cambio. Este desglose deberá indicar la totalidad de la mano de obra, así como los materiales, equipos, impuestos y aumentos de precio que comprende el cambio. Por lo general, los propietarios de viviendas son menos sofisticados y, siempre y cuando entiendan lo que obtienen por lo que pagan, la orden de cambio puede ser más sencilla. No obstante, por lo general, es mejor proporcionar mayor documentación.

Una orden de cambio claramente documentada le protege reduciendo al mínimo los desacuerdos y confusiones posteriores. Nunca confíe en su memoria y en un apretón de manos. Ninguna de las dos cosas le servirá de mucho ante un tribunal.

Una vez que la orden de cambio haya sido evaluada y documentada, deberá ser examinada y aprobada por todas las partes interesadas. Es menos probable que a sus clientes "les dé un ataque" si ven un desglose detallado, en lugar de un monto global. Un resumen ormenorizado les ayuda a entender el impacto total del cambio sobre los costos, y agilizará el proceso de examen y aprobación.

A menudo, el tiempo es de importancia vital. Muchas solicitudes de cambio aparecen a punto de comenzar el trabajo, y hay un tiempo limitado para evaluar, examinar y aprobar el cambio. Muchos contratistas no esperan e inician el trabajo revisado, porque creen tener una buena relación laboral con el cliente, y una demora les podría resultar costosa. Evite esto, de ser posible. La mayoría de los contratos se expresan en términos que implican que, si el contratista procede a realizar cualquier otro trabajo sin una orden de cambio firmada, el propietario no será responsable de los costos adicionales.

Una orden de cambio deberá incluir:

• El nombre del propietario, del constructor/contratista, del arquitecto y del proyecto.
• La fecha y el monto del contrato original.
• El número y la fecha de la orden de cambio.
• Un resumen del valor del contrato original, el impacto sobre los costos de anteriores órdenes de cambio hasta la fecha, y el impacto del cambio actual que se documenta. Todos estos elementos constituyen el nuevo contrato en su totalidad.
• Un resumen del tiempo de finalización de la obra que se estipula en el contrato original, el impacto de todas las anteriores órdenes de cambio en cuanto a tiempo, y el impacto de la nueva orden de cambio.
• Un espacio para que el propietario, el arquitecto y el constructor firmen el contrato, lo cual indica la aprobación de los mismos.
• Puede adjuntarse una hoja con los diversos componentes de precios, y que detalla la forma en que se determinó el costo total de la orden de cambio.

Un último aspecto importante del proceso de orden de cambio es la facturación. Hasta que la orden de cambio sea aprobada, usted no podrá facturar el importe del trabajo adicional, por lo que resulta vital que las órdenes de cambio se documenten y aprueben lo antes posible.

?Por Bruce Webb