¿Quien no ha olvidado alguna vez de adjuntar un fichero al mensaje de correo? Otro problema que tengo es que a veces, mientras escribo el mensaje, uso accidentalmente las teclas ?+? (o ^+? en Windows), el atajo de teclado para enviar el mensaje. En ambos casos, el resultado es que he enviado un mensaje incompleto y poco profesional.

Hoy quiero compartir un truco que uso para evitar enviar emails incompletos. El truco es muy sencillo: escribo los mensajes al revés. Normalmente, cuando creo un nuevo mensaje, el cursor está posicionado en el primer campo de la pantalla: el destinatario. Este campo es el único campo obligatorio para poder enviar el email. Es decir, en el momento que relleno el destinatario tengo un correo técnicamente válido que ya puedo enviar. Dicho de otra manera: mientras no rellene este campo, no podré enviar el correo.

Siempre sigo este orden al redactar mis correos:

1. Ficheros adjuntados: Si tengo que enviar un fichero por correo —¡solo ficheros pequeños!—, lo mejor es adjuntarlo primero. Además, la mayoría de las aplicaciones como Word, Acrobat Reader, etc. permiten enviar el fichero abierto directamente desde la aplicación sin necesidad de crear el email previamente.
2. Texto: Una vez tengo un correo nuevo con los ficheros adjuntados, escribo mi mensaje.
3. Asunto: No tiene sentido rellenar el asunto si aún no he escrito el texto. El asunto debe explicar al destinatario de qué va el texto y es más fácil crearlo a partir del contenido del mensaje.
4. Destinatario: Después de haber revisado el mensaje, relleno el campo destinatario y envío el correo.

Algunas aplicaciones como Microsoft Outlook tienen la posibilidad de aplicar reglas a los mensajes salientes. Esta función me permite crear una regla que retrasa el envío del mensaje, por ejemplo, tres minutos más tarde. Usando esta regla, cada mensaje que envío queda durante este tiempo en la bandeja de salida, dónde todavía puedo aplicar correcciones.