Cuando se trata de procesos de negocio, la firma de los documentos es muy importante. Sin embargo, todavía hay muchas empresas que utilizan los documentos firmados en papel, rompiendo el flujo de trabajo en línea.

Con la nueva característica de Popfax, los usuarios pueden editar, firmar y enviar documentos por fax en línea, a través de una interfaz web, en tan sólo unos clics, ahorrando tiempo y ayudando al medio ambiente.

He aquí los sencillos pasos a seguir para editar, firmar y enviar documentos por fax.

1. Hacer un fax editable

Documentos de firma y edición es una carpeta de la cuenta del cliente que contiene documentos editables. Por lo tanto, si usted necesita editar un fax, ahora puede hacerlo de forma rápida y fácilmente directamente desde su cuenta Popfax, seleccionando el fax que desea editar y haciendo un clic en el botón Editar. Si ha seleccionado 2 o más faxes, ellos serán fusionados en un solo documento editable.

Se le informará a través de un popup (ventana emergente) que el(los) fax(es) seleccionado(s) se copiará(n) en la carpeta para que sea(n) editable(s). Por defecto, el sistema asignará un nombre de su documento editable, que lo pueda modificar en este popup.

2. Añadir un nuevo documento editable

En la carpeta Documentos de firma y edición, puede añadir un nuevo documento editable haciendo un clic en el botón ‘’Agregar un nuevo Documento’’:

-cargándolo desde su dispositivo (si en el sistema de archivos del dispositivo se puede realizar búsquedas).

-creándolo desde cero en una página A4 en blanco.

-cargándolo a través del correo electrónico.

Usted podrá cargar un archivo (8 Mb max) en uno de los siguientes formatos:DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, ODT, ODS, SXW, ODP, PDF, PS, BMP, GIF, JPG, JPEG, TIF, TIFF, EPS, RTF, TXT.

3. Editar un documento

Para cambiar el nombre de un documento en la carpeta, simplemente haga un clic en el nombre del documento y edítelo.   Puede abrir el Editor del Documento haciendo un clic en el botón Editar o en la página de vista previa del documento.

4. Crear una firma

El sitio donde puede gestionar las firmas es una carpeta llamada "Firmas", que se encuentra justo al lado de la carpeta “Firma y edición de documentos" en su cuenta Popfax. Hay 4 formas de agregar una firma:

- Cargándola desde su dispositivo - el archivo de imagen debe ser uno de los siguientes tipos: JPG, PNG, GIF y el tamaño máximo de archivo es de 8MB.

- Dibujándola directamente en la interfaz de Popfax - la característica le permite dibujar su firma con el dispositivo de puntero o de su dedo en pantallas táctiles.

- Escribiéndola utilizando una de las fuentes disponibles.

- Cargándola por correo electrónico - Puede cargar sus firmas mediante el envío de un correo electrónico con una imagen adjunta a sign@popfax.com en la dirección de correo electrónico con la que se registró a su cuenta de Popfax. El asunto y el cuerpo del correo electrónico deben estar vacíos.

Haciendo un clic en las imágenes en miniatura de la carpeta de Firmas, se abre el Editor de Firmas. Las siguientes herramientas de edición están disponibles para las Firmas que se han cargado:

-Recortar (sólo disponible en la creación de la firma;

-Girar:

-Ajustar el Umbral.

4. Editar, firmar y enviar un documento por fax

Supongamos que usted ha recibido un contrato por fax a lo cual hay que añadir los datos de su empresa, firmarlo y devolverlo por fax. Por lo tanto, para iniciar el proceso nos dirigimos a la Bandeja de entrada y abrimos el fax recibido. Para añadir los datos de su empresa, haga un clic en el botón Editar. El Editor del Documento se abrirá. Las acciones que se pueden realizar en el Editor del documento en su fax incluyen:

-Insertar la fecha actual.

- Escribir los datos de la empresa (nombre, dirección, número de teléfono de contacto, correo electrónico, etc) como texto libre.

-Insertar la firma guardada anteriormente.

Ahora usted puede enviar por fax su contrato editado y firmado, sólo haga un clic en "Guarde y envíe por fax’’.

Al asociarse con Popfax, Ud. se beneficiará de todas las ventajas de un servicio de fax por Internet bien referenciado, profesional y rentable.