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Descripciones de Puestos de Trabajo

21/03/2011 20:27 0 Comentarios Lectura: ( palabras)

Se conoce comúnmente como ‘ descripción de puesto’ , a la enumeración de las tareas a realizar en un determinado trabajo y al detalle de las capacidades y responsabilidades involucradas en el mismo. Esta descripción puede usarse para seleccionar nuevo personal, evaluar al existente y organizar diferentes procesos de una organización.

Pero las descripciones de puesto -tal como las conocemos- no responden a las necesidades actuales de las organizaciones.

La principal falla de las descripciones de puesto tradicionales es que se enfocan en la tarea (en el qué hacer) y no ofrecen dirección -ni propósito- a esa actividad (para qué, o por qué hacerlo), es decir, no tienen en cuenta la creación de valor de cada tarea.

Gran parte de los conflictos entre las empresas y su personal se debe a que ambos tienen diferentes expectativas respecto de los resultados. Cuando un empleado no cumple las expectativas de su puesto de trabajo, cabe que la empresa se pregunte: ¿será que no las conoce? ¿Necesitaremos revisar y replantear las descripciones de puesto?

Si una compañía desea que su personal genere valor constantemente, en lugar de enumerar qué debe hacer cada persona, debería explicitar qué debe obtener. Esto ayudaría mucho a las personas a concentrarse en hacer aquello

que esté directamente relacionado con los resultados buscados por la empresa.

Para ayudar a las personas a crear valor, las empresas necesitan cambiar sus descripciones: pasar de ‘ descripciones de puesto’ , a ‘ descripciones de resultados’ .

Algo que ayuda mucho a una empresa a elaborar una descripción de resultados, es plantearse lo siguiente: si tercerizáramos este puesto de trabajo, ¿qué exigiríamos al proveedor que cumpliese? ¿Bajo qué criterios consideraríamos exitosos la relación y el acuerdo con él?

Una descripción de resultado de un empleado administrativo-contable, por ejemplo, se enfocaría en su contribución con la reducción de los costos de la empresa; en la agilización de las cobranzas pendientes; o en la facilitación de las operaciones del cliente interno y externo. Una descripción tradicional -en cambio- se concentra en las tareas habituales:

facturación; elaboración de informes de gastos; trámites; etc…

Al hacer que las personas se enfoquen en aquello que más impacta en el éxito de una empresa y -de esta forma- asegurarse de que estén continuamente creando valor, las descripciones de resultados alinean el trabajo diario con

las metas, la visión, la misión y los valores de la organización.

Como hacen explícitas las expectativas de la empresa respecto de su personal, las descripciones de resultados contribuyen directamente a:

- evitar conflictos entre la compañía y las personas y entre los mismos empleados. Cuando se explicita un resultado y no una tarea, es mucho más difícil decir ‘ éste no es mi trabajo.’

- reducir la rotación laboral. Cuando una persona sabe qué espera la compañía de ella, es mucho menos probable que un trabajo la decepcione, o la estrese. Del lado de la compañía, también se reducen las probabilidades de que un empleado no resulte ser la persona indicada para un puesto y deba ser removido.

- mejorar los sistemas de remuneración, específicamente aquellos variables.

La compañía cuenta con parámetros más exactos para decidir la compensación adecuada a cada puesto de trabajo. El personal -por su lado- comprende la relación entre el dinero que recibe y su aporte a la empresa.

- facilitar la identificación de necesidades de capacitación. Al explicitar qué debe obtener una persona en su trabajo, resulta más sencillo detectar las habilidades y conocimientos que le serán fundamentales para lograr esos resultados.

- mejorar la percepción de los procesos de evaluación de desempeño y de retroalimentación por parte del personal. Cuando una persona conoce las expectativas de su empleador respecto de su trabajo, no se lleva ‘ sorpresas’ uando recibe una evaluación de desempeño, o la retroalimentación de un superior. También es improbable que esta persona critique estos procesos, o dude de su veracidad.

Además de los beneficios enumerados, una descripción de resultados mejora considerablemente los procesos de selección de personal. En primer lugar, hace más eficientes las decisiones de contratación, ya que ayuda a los selectores a eliminar demandas y requisitos no indispensables, a formular preguntas específicas a un candidato y a detectar más rápidamente quiénes se adaptan mejor a un puesto. También contribuye con tareas como la redacción de avisos de ofertas de trabajo, o la tercerización de la búsqueda a una agencia de personal. Pero el punto más importante es que coloca a todos los involucrados en el proceso de selección ‘ en una misma página’ . Muchas veces

ocurre que un candidato es entrevistado por personal de Recursos Humanos, luego por quien sería su inmediato superior y -finalmente- por el director de la compañía… y los tres esperan cosas diferentes del aspirante! Estas disonancias atentan contra la efectividad del proceso de selección. Cuando se tienen expectativas de desempeño claras, resulta mucho más fácil llegar a un consenso y elegir a la persona indicada.

Por el lado de las personas que ya trabajan en la empresa, una descripción de resultados les ayuda a monitorear su propio rendimiento, a planificar sus carreras y a encontrar mayor sentido a aquello que hacen diariamente. A su vez, alienta su creatividad y proactividad, ya que la empresa no les dice cómo hacer un trabajo, sino que les provee dirección. Estos beneficios influyen positivamente en la motivación del personal hacia el trabajo.Por el lado de los aspirantes a cubrir un puesto, una descripción de resultados resulta mucho más motivadora que una descripción de puesto tradicional. Una persona se siente más motivada a cubrir un puesto si le dicen qué se espera de ella y cómo puede influir en el destino de una empresa, que si le dicen qué hacer, o cómo hacerlo.

Por todo esto, las descripciones de resultados son una herramienta que las empresas deberían considerar. Pero no únicamente ellas, sino también su personal. Las personas pueden influir en la mejora de su situación laboral, si hacen un esfuerzo por identificar los resultados que pueden brindar a través de su trabajo y por orientar sus actividades a los mismos. Así, en lugar de llegar cada mañana y preguntarse ¿qué debo hacer hoy?, se preguntarían ¿qué puedo lograr hoy?

Fuente Club de la Efectividad

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