Globedia.com

×
×

Error de autenticación

Ha habido un problema a la hora de conectarse a la red social. Por favor intentalo de nuevo

Si el problema persiste, nos lo puedes decir AQUÍ

×
cross

Suscribete para recibir las noticias más relevantes

×
Recibir alertas

¿Quieres recibir una notificación por email cada vez que Grandespymes escriba una noticia?

7 consejos para una reunión efectiva, basados en la experiencia

09/01/2022 18:00 0 Comentarios Lectura: ( palabras)

Estar en reuniones de trabajo es algo que nos toca y no podemos evitar. Sin embargo, para no perder el tiempo y la paciencia, es importante que sigamos una serie de consejos para que funcionen y no sean un lastre.

He estado en demasiadas reuniones y la gran mayoría nunca sirvieron para nada. Con la llegada de la pandemia y el desplazamiento de muchas de ellas al formato de videoreunión, la cosa ha empeorado y la utilidad de las reuniones está por los suelos.

Por eso, he aquí 7 consejos para una reunión de trabajo realmente efectiva, basados en más de 20 años de experiencia asistiendo y gestionando cientos de reuniones.

1. Establezca la duración más breve posible para la reunión

Cuanto menos tiempo dure una reunión, mejor. De todas maneras, tras veinte minutos, la atención comenzará a bajar en picado y todo el mundo, dentro de su cabeza, estará en cualquier parte, excepto allí. No es raro que, en algunas empresas, se haya puesto de moda tener las reuniones presenciales de pie, eso las hace más activas y participativas, además de acortar su duración. Podemos aplicar también esta táctica a nuestras reuniones y quitar las sillas.

Del mismo modo, si la reunión es por Zoom, Teams o similares, esto es aún más importante. La fatiga en las videoreuniones se produce más pronto aún, así que es todavía más importante acortar esas.

De hecho, respecto a la duración, lo ideal es:

  • Que esta sea un poco justa en cuanto a tiempo, que dé un poco la sensación de que apenas hay para tratar lo que quieres.
  • Que ese tiempo sea respetado a rajatabla. Una vez se consuman los minutos, se acabó.

En mi experiencia, eso tendrá varios efectos positivos, aunque no lo parezca.

  • La gente implicada en la reunión podrá planificar bien sus tiempos y el resto del trabajo, evitando ese no saber cuándo saldrá de la sala de reuniones.
  • La premura de tiempo hará que la reunión vaya al grano y se trate el tema principal.

Y hablando de eso...

2. Establecer un único objetivo principal para la reunión image

Si se encuentra a cargo de la reunión, asegúrese de que el objetivo de esta sea solo uno. No se preocupe por resolver los problemas de todos los asistentes, ni convierta cada reunión en una cosa donde todo el mundo puede sacar a colación lo que se le figura.

Defina, escriba y comparta con todos el objetivo principal de la reunión y lo que se necesita para resolver el problema, así todos los asistentes sabrán a dónde se dirigen y qué esperar.

.u32d677a5f6782276601a67d09c9e291f, .u32d677a5f6782276601a67d09c9e291f .postImageUrl, .u32d677a5f6782276601a67d09c9e291f .centered-text-area { min-height: 80px; position: relative; } .u32d677a5f6782276601a67d09c9e291f, .u32d677a5f6782276601a67d09c9e291f:hover, .u32d677a5f6782276601a67d09c9e291f:visited, .u32d677a5f6782276601a67d09c9e291f:active { border:0!important; } .u32d677a5f6782276601a67d09c9e291f .clearfix:after { content: ""; display: table; clear: both; } .u32d677a5f6782276601a67d09c9e291f { display: block; transition: background-color 250ms; webkit-transition: background-color 250ms; width: 100%; opacity: 0.6; transition: opacity 250ms; webkit-transition: opacity 250ms; background-color: #E67E22; box-shadow: 0 1px 2px rgba(0, 0, 0, 0.17); -moz-box-shadow: 0 1px 2px rgba(0, 0, 0, 0.17); -o-box-shadow: 0 1px 2px rgba(0, 0, 0, 0.17); -webkit-box-shadow: 0 1px 2px rgba(0, 0, 0, 0.17); } .u32d677a5f6782276601a67d09c9e291f:active, .u32d677a5f6782276601a67d09c9e291f:hover { opacity: 1; transition: opacity 250ms; webkit-transition: opacity 250ms; background-color: #D35400; } .u32d677a5f6782276601a67d09c9e291f .centered-text-area { width: 100%; position: relative; } .u32d677a5f6782276601a67d09c9e291f .ctaText { border-bottom: 0 solid #fff; color: #ECF0F1; font-size: 16px; font-weight: bold; margin: 0; padding: 0; text-decoration: underline; } .u32d677a5f6782276601a67d09c9e291f .postTitle { color: #2C3E50; font-size: 16px; font-weight: 600; margin: 0; padding: 0; width: 100%; } .u32d677a5f6782276601a67d09c9e291f .ctaButton { background-color: #D35400!important; color: #ECF0F1; border: none; border-radius: 3px; box-shadow: none; font-size: 14px; font-weight: bold; line-height: 26px; moz-border-radius: 3px; text-align: center; text-decoration: none; text-shadow: none; width: 80px; min-height: 80px; background: url(https://www.grandespymes.com.ar/wp-content/plugins/intelly-related-posts/assets/images/simple-arrow.png)no-repeat; position: absolute; right: 0; top: 0; } .u32d677a5f6782276601a67d09c9e291f:hover .ctaButton { background-color: #E67E22!important; } .u32d677a5f6782276601a67d09c9e291f .centered-text { display: table; height: 80px; padding-left: 18px; top: 0; } .u32d677a5f6782276601a67d09c9e291f .u32d677a5f6782276601a67d09c9e291f-content { display: table-cell; margin: 0; padding: 0; padding-right: 108px; position: relative; vertical-align: middle; width: 100%; } .u32d677a5f6782276601a67d09c9e291f:after { content: ""; display: block; clear: both; } Lectura relacionada Evitar robatiempos: 2 consejos para la gestión del tiempo en el trabajo

Sé que esto es el mundo real, que muchas veces no será una sola cosa. Bien, que jamás sean más de dos o tres, y bien definidas.

Una reunión de trabajo puede ser una experiencia frustrante si no establecemos claramente qué es lo que se va a discutir, qué se espera o qué se pretende.

Lo que queremos es juntarnos un momento, deshacer un nudo concreto y salir cuanto antes de la reunión para seguir trabajando.

3. Prepare lo necesario antes de la reunión image

Es importante que todos los asistentes estén preparados y tengan una idea general de lo que trata el tema. Los participantes estarán más concentrados en el asunto que tiene lugar durante la reunión y no perderán tiempo en preguntas sencillas o temas que ya fueron discutidos anteriormente.

También es importante que los asistentes lleven equipo adecuado para la reunión.

El encargado de la misma también debe ser responsable de facilitar un resumen ejecutivo de los puntos más importantes a cada asistente.

En Amazon, donde tienen prohibido el Powerpoint (sabia elección que también podemos imitar), quien programa una reunión tiene la obligación de escribir un texto narrativo sobre ella y pasarlo a todo el que quiere que asista.

En ese texto, se habla de la reunión y lo que se desea con ella. La narrativa es extremadamente poderosa y estoy completamente a favor de algo así, sin embargo, para muchos será complejo si no tienen práctica escribiendo y puede ser peor el remedio que la enfermedad.

Por eso, mejor un documento de una página con los dos o tres puntos importantes del tema, explicados brevemente.

De la misma manera, números y datos que se presenten se pueden incluir en ese documento. De nuevo, solo los importantes y claves. Nada de trasladar todo a un documento de 20 páginas que nadie tendrá tiempo de leer. Cuatro puntos, letra grande y algún gráfico si procede.

4. Trate primero el punto principal image

En la vida real, pocas veces podremos cumplir todo lo anterior y dedicar la reunión a un solo tema. Es lo que hay, pero, en esos casos en los que haya más de una cosa, debemos empezar por el punto principal, aquel que no queremos que se quede en el tintero.

Recordemos la clave de cumplir el tiempo a rajatabla. Cuando eso suceda, y hasta que nos acostumbremos a las reuniones de trabajo efectivas, habrá unos cuantos ensayos y errores, en los que nos quedaremos a medio.

Más sobre

Si hemos empezado por lo principal, esos cortes de tiempo nunca dejarán en el aire la cuestión más importante.

.u6a3d1b45b8df4d15c0828c3ea41637a7, .u6a3d1b45b8df4d15c0828c3ea41637a7 .postImageUrl, .u6a3d1b45b8df4d15c0828c3ea41637a7 .centered-text-area { min-height: 80px; position: relative; } .u6a3d1b45b8df4d15c0828c3ea41637a7, .u6a3d1b45b8df4d15c0828c3ea41637a7:hover, .u6a3d1b45b8df4d15c0828c3ea41637a7:visited, .u6a3d1b45b8df4d15c0828c3ea41637a7:active { border:0!important; } .u6a3d1b45b8df4d15c0828c3ea41637a7 .clearfix:after { content: ""; display: table; clear: both; } .u6a3d1b45b8df4d15c0828c3ea41637a7 { display: block; transition: background-color 250ms; webkit-transition: background-color 250ms; width: 100%; opacity: 0.6; transition: opacity 250ms; webkit-transition: opacity 250ms; background-color: #E67E22; box-shadow: 0 1px 2px rgba(0, 0, 0, 0.17); -moz-box-shadow: 0 1px 2px rgba(0, 0, 0, 0.17); -o-box-shadow: 0 1px 2px rgba(0, 0, 0, 0.17); -webkit-box-shadow: 0 1px 2px rgba(0, 0, 0, 0.17); } .u6a3d1b45b8df4d15c0828c3ea41637a7:active, .u6a3d1b45b8df4d15c0828c3ea41637a7:hover { opacity: 1; transition: opacity 250ms; webkit-transition: opacity 250ms; background-color: #D35400; } .u6a3d1b45b8df4d15c0828c3ea41637a7 .centered-text-area { width: 100%; position: relative; } .u6a3d1b45b8df4d15c0828c3ea41637a7 .ctaText { border-bottom: 0 solid #fff; color: #ECF0F1; font-size: 16px; font-weight: bold; margin: 0; padding: 0; text-decoration: underline; } .u6a3d1b45b8df4d15c0828c3ea41637a7 .postTitle { color: #2C3E50; font-size: 16px; font-weight: 600; margin: 0; padding: 0; width: 100%; } .u6a3d1b45b8df4d15c0828c3ea41637a7 .ctaButton { background-color: #D35400!important; color: #ECF0F1; border: none; border-radius: 3px; box-shadow: none; font-size: 14px; font-weight: bold; line-height: 26px; moz-border-radius: 3px; text-align: center; text-decoration: none; text-shadow: none; width: 80px; min-height: 80px; background: url(https://www.grandespymes.com.ar/wp-content/plugins/intelly-related-posts/assets/images/simple-arrow.png)no-repeat; position: absolute; right: 0; top: 0; } .u6a3d1b45b8df4d15c0828c3ea41637a7:hover .ctaButton { background-color: #E67E22!important; } .u6a3d1b45b8df4d15c0828c3ea41637a7 .centered-text { display: table; height: 80px; padding-left: 18px; top: 0; } .u6a3d1b45b8df4d15c0828c3ea41637a7 .u6a3d1b45b8df4d15c0828c3ea41637a7-content { display: table-cell; margin: 0; padding: 0; padding-right: 108px; position: relative; vertical-align: middle; width: 100%; } .u6a3d1b45b8df4d15c0828c3ea41637a7:after { content: ""; display: block; clear: both; } Lectura relacionada Siempre reuniones? 5. Asegúrese de que la reunión se ajusta al tema y no divaga con otras cosas image

Una reunión de trabajo puede ser una gran oportunidad para conocer nuevas ideas y generar nuevas formas de hacer las cosas. Sin embargo, si la reunión divaga con temas que no tienen que ver con sus objetivos, se convertirá en una pérdida de tiempo y dinero.

Quien convoca la reunión suele ser el responsable de la misma. Si no es así (porque la hemos convocado para que otra persona nos presente unos resultados, por ejemplo), entonces debe quedar claro quién es el que «pastoreará» la reunión, llevándola por un camino que no se desvíe y cortando enseguida a quien divague.

Si no, pronto empezará a irse por cualquier derrotero.

6. Asegúrese de que los tiempos de participación son justos y equitativos image

Esto es lo que pasa en la mayoría de reuniones: que la mayoría se calla para terminar pronto, porque tiene muchas cosas que hacer. Mientras tanto, unos pocos dilatan la reunión sin sentido, hablando de cosas que no vienen al caso o con la temida frase: «Yo, más que una pregunta, tengo un comentario».

Todo eso también debe ser arrancado de raíz.

Debemos asegurarnos de que todo el mundo aporte por igual, nadie acapare y nadie quede callado al fondo, tapado por esos que no hacen más que llamar la atención.

Muchos comentarios de una reunión se hacen para figurar. Para aparentar que estás ahí y aportas algo, pero mover la boca y decir algo útil son dos cosas muy diferentes. El responsable de la reunión debe tener autoridad sobre ella.

7. Convertir las reuniones en tareas prácticas y asignarlas a responsables image

Las reuniones suelen consistir en una hora de tiempo perdida y luego, la vida sigue igual, como en la canción.

Todo el mundo vuelve a su puesto de trabajo y lo que se ha hablado en la reunión se pierde en el limbo. Hay demasiado que hacer y, como mucho, la reunión termina con un puñado de buenas intenciones borrosas y nada más.

Eso no sirve de absolutamente nada.

Hay que Concretar las conclusiones de la reunión en tareas y asignarlas a un responsable.

Una vez asignadas, se ha de poner fecha límite para revisarlas en otra reunión breve, al grano y dedicada solamente a eso.

Si decimos que debemos trabajar mejor la logística o la campaña de marketing, se establecen labores concretas, quién las hará y para cuando.

.u2851362c8b7fc12894aa03f65b6fa08f, .u2851362c8b7fc12894aa03f65b6fa08f .postImageUrl, .u2851362c8b7fc12894aa03f65b6fa08f .centered-text-area { min-height: 80px; position: relative; } .u2851362c8b7fc12894aa03f65b6fa08f, .u2851362c8b7fc12894aa03f65b6fa08f:hover, .u2851362c8b7fc12894aa03f65b6fa08f:visited, .u2851362c8b7fc12894aa03f65b6fa08f:active { border:0!important; } .u2851362c8b7fc12894aa03f65b6fa08f .clearfix:after { content: ""; display: table; clear: both; } .u2851362c8b7fc12894aa03f65b6fa08f { display: block; transition: background-color 250ms; webkit-transition: background-color 250ms; width: 100%; opacity: 0.6; transition: opacity 250ms; webkit-transition: opacity 250ms; background-color: #E67E22; box-shadow: 0 1px 2px rgba(0, 0, 0, 0.17); -moz-box-shadow: 0 1px 2px rgba(0, 0, 0, 0.17); -o-box-shadow: 0 1px 2px rgba(0, 0, 0, 0.17); -webkit-box-shadow: 0 1px 2px rgba(0, 0, 0, 0.17); } .u2851362c8b7fc12894aa03f65b6fa08f:active, .u2851362c8b7fc12894aa03f65b6fa08f:hover { opacity: 1; transition: opacity 250ms; webkit-transition: opacity 250ms; background-color: #D35400; } .u2851362c8b7fc12894aa03f65b6fa08f .centered-text-area { width: 100%; position: relative; } .u2851362c8b7fc12894aa03f65b6fa08f .ctaText { border-bottom: 0 solid #fff; color: #ECF0F1; font-size: 16px; font-weight: bold; margin: 0; padding: 0; text-decoration: underline; } .u2851362c8b7fc12894aa03f65b6fa08f .postTitle { color: #2C3E50; font-size: 16px; font-weight: 600; margin: 0; padding: 0; width: 100%; } .u2851362c8b7fc12894aa03f65b6fa08f .ctaButton { background-color: #D35400!important; color: #ECF0F1; border: none; border-radius: 3px; box-shadow: none; font-size: 14px; font-weight: bold; line-height: 26px; moz-border-radius: 3px; text-align: center; text-decoration: none; text-shadow: none; width: 80px; min-height: 80px; background: url(https://www.grandespymes.com.ar/wp-content/plugins/intelly-related-posts/assets/images/simple-arrow.png)no-repeat; position: absolute; right: 0; top: 0; } .u2851362c8b7fc12894aa03f65b6fa08f:hover .ctaButton { background-color: #E67E22!important; } .u2851362c8b7fc12894aa03f65b6fa08f .centered-text { display: table; height: 80px; padding-left: 18px; top: 0; } .u2851362c8b7fc12894aa03f65b6fa08f .u2851362c8b7fc12894aa03f65b6fa08f-content { display: table-cell; margin: 0; padding: 0; padding-right: 108px; position: relative; vertical-align: middle; width: 100%; } .u2851362c8b7fc12894aa03f65b6fa08f:after { content: ""; display: block; clear: both; } Lectura relacionada Administración del tiempo. 3 fuerzas personales para exprimir tu reloj El ejemplo de Amazon o Tesla con la gestión de reuniones image

No es de extrañar que las grandes empresas, como Amazon o Tesla, tengan reglas estrictas sobre reuniones y estén tratando de cambiar lo que siempre han sido.

En Tesla, por ejemplo, tienes permiso expreso para levantarte de una reunión e irte si tienes trabajo y sientes que ese meeting está siendo una pérdida de tiempo. Es más, se incentiva a ello por parte del propio Musk. Eso añade una presión adicional a quien la convoca para ser breve, claro y directo, para seguir estos 7 pasos y que nadie se le levante, quedando fatal.

Del mismo modo, ya hemos visto que Amazon prohibió el Powerpoint y, quien convoca la reunión, también es responsable de escribir de forma narrativa el objetivo de la misma, lo que se tratará y lo importante. Lo reparte a todos aquellos que quiere reunidos y estos ya llegan con la lección fundamental aprendida (consejo 3).

Eso Corta por la mitad el tiempo y duplica la efectividad.

Son dos ejemplos de cómo las empresas punteras se han dado cuenta de que las reuniones son el enemigo en casa, una enorme pérdida de tiempo y dinero. Muchas de ellas, simplemente responden a necesidades de ego.

Y sí, digo muchas veces que gestionar, emprender y vender son, fundamentalmente, cuestiones personales y de gestión de ese ego. Pero las reuniones deben ser útiles y no resultar el instrumento de algunos para aparentar poder o importancia en su trabajo.

Al final, el chiste es cierto, la mayoría de reuniones en las que he estado podrían haber sido un simple email. Sin embargo, con estos 7 consejos, podremos hacer que las reuniones dejen de ser ese mal innecesario que nos roba más beneficios que la competencia.

Fuente https://recursosparapymes.com/consejos-reuniones/


Sobre esta noticia

Autor:
Grandespymes (6240 noticias)
Visitas:
621
Licencia:
¿Problemas con esta noticia?
×
Denunciar esta noticia por

Denunciar

Comentarios

Aún no hay comentarios en esta noticia.