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Consejos prácticos para facilitar la negociación con Proveedores

11/08/2010 22:17 0 Comentarios Lectura: ( palabras)

Antes de iniciar, es importante tomar conciencia sobre el papel que juega el proveedor en nuestra empresa, el es un "aliado", tan importante como lo podría ser un departamento o un cliente.

Ya teniendo en cuenta lo anterior identificaremos desde 4 ángulos complementarios, lo que se debe considerar para lograr una negociación fluida con el proveedor.

Nosotros.

Para comenzar, debemos hacer un autoanálisis y esto conlleva a realizarnos las siguientes preguntas ¿Tenemos claro cual son nuestras necesidades?, ¿Sabemos cuál es nuestro negocio? Teniendo claras las respuestas a estas interrogantes, pasamos al proceso de PLANIFICACIÓN.

La planificación consiste en determinar los objetivos y las metas a alcanzar para cubrir nuestras necesidades, partiendo por establecer los objetivos específicos para cada reunión con el proveedor, si bien pueden existir una gran cantidad, debemos acotarlos de tal forma que sean posibles de alcanzar en el tiempo razonable de una reunión. Así, puede suceder, dependiendo de cuanto conocemos de nuestro "ejecutivo de cuenta", que la primera reunión sea para determinar cuanto sabe sobre la solución y cuan interesados están en cubrir nuestras expectativas, usemos ésta para conocerlos mejor.

Posteriormente, debemos tener la información necesaria para cada reunión, por lo cual debemos recopilarla y organizarla según objetivo y meta con anterioridad a ésta. La información que se entregue al proveedor, debe ser clara de forma de minimizar las dudas respecto a cuáles son nuestras necesidades.

Los objetivos deben ser realistas, en el sentido de que los plazos que coloquemos los puedan cumplir o la tarea que se solicite este dentro de su capacidad de resolución.

Nosotros y la reunión.

Simple, ideas, objetivos y metas claras, información a mano. Nos presentamos, presentamos a quienes nos acompañan (si es que los hay), preguntas de rigor, personales o sociales y comenzamos a detallar el problema, mencionando el por qué los llamamos a ellos, claro está que es porque sabemos que ellos pueden solucionar éste. Es importante no ser rígidos en la dirección de la reunión, ya que esto podría tensarla, por lo cual es bueno y sano desviar la conversación con bromas, aunque suene informal, es una buena medida para relajarlos y relajarnos, abrir espacios de confianza.

Algo muy importante que tenemos que considerar, es que siempre nos debemos sentir seguros tanto de nuestras habilidades como de nosotros mismos, no depender del momento ni del lugar para una reunión, implicando que siempre debemos estar preparados para ésta. De acuerdo a lo anterior, podemos decir que no importa el lugar donde se realice la reunión o en el momento en que se efectúe, es justo donde queremos estar, donde debemos estar y el momento indicado para ésta. Importante, si no nos sentimos seguros o en plenitud, es recomendable dejar para después la negociación por que podría ser perjudicial. Por otra parte, es necesario ponerle hora de término a la reunión para incentivar a tocar todos los temas propuestos.

Finalmente, en lo que respecta a la reunión, es relevante tomar notas y sobre todo pedir minutas de cada reunión. Con lo anterior lograremos determinar donde nos encontramos en el proceso de negociación.

Nosotros y el proveedor.

En esta parte utilizaremos los conceptos de ORGANIZACIÓN y CONTROL, esto para facilitarnos el recordar estos consejos.

Con la Organización, distribuimos las funciones y los recursos para el logro de nuestros objetivos, por lo cual debemos tener presente que la solución es el trabajo del proveedor, no interfiramos en esto, dejemos que fluyan sus ideas. La lluvia de ideas que el proveedor tenga siempre es buena, por lo cual permanentemente debemos tenerla en cuenta, y como tenemos nuestras ideas claras, sabremos como guiarlo cuando se salga de curso, un proveedor que no tenga un activa conversación con nosotros y solamente toma notas y asienta con la cabeza, no será de utilidad, ya que la retroalimentación simplemente no existe. Dentro de los recursos, es importante saber con que contamos y hasta donde podemos involucrar, si nos salimos de esto la negociación pasa a ser un fracaso porque ya se vuelve irreal la solución.

Definir las responsabilidades de cada quien y tener presente que nuestros requerimientos son el pie para que el proveedor nos entregue sus requerimientos, con los cuales debemos tener cuidado, no sea que nos estén pasando responsabilidades que no nos corresponden.

Con el Control evaluamos las reuniones, mejorando las falencias y fortaleciendo los aciertos, debemos eliminar los temas insustanciales o fuera del control de ambos, realizamos las modificaciones apropiadas dependiendo de la reunión anterior, para aplicarlas en la siguiente. Nos aseguramos que estamos yendo hacia donde debemos y sobre todo sabemos que el proveedor va hacia donde necesitamos que vaya. Recordemos que las negociaciones no terminan cuando las reuniones lo hacen, estas siempre continúan por medio de mail, teléfono o alguna otra forma de comunicación, es así como debemos continuar con el control y sobre todo con la retroalimentación.

La libre competencia es un beneficio que podemos utilizar para lograr nuestros objetivos, esto es, no tener un solo proveedor y por supuesto dejar que sepan que se encuentran en una competencia, esto nos facilitara la negociación, ya que vendrán dispuestos a negociar y a escuchar, veremos que se esforzarán y sobre todo, quedaran los que realmente están interesados en nuestra empresa y en relaciones colaborativas de largo plazo.

La presión es una buena herramienta cuando la aplicamos en su medida justa, sin embargo, debemos tener cuidado en no ser nosotros los presionados, para evitar esto, debemos seguir todo lo indicado con anterioridad.

Toda información que el proveedor nos entregue, debe ser organizada de una forma que sea fácil de entender y rápida de consultar; resumir, destacar, nos será de gran ayuda ya que nos facilitará las tomas de decisiones.

Una buena forma de organizar y controlar es llevar siempre una bitácora, en la cual anotaremos las actividades que se han realizado, mail enviados y recibidos, etc.

Trabajo en equipo.

Se puede pensar que la negociación es muy solitaria, sin embargo, esto no es un trabajo de una sola persona, es de un equipo. En éste tendremos quienes recopilaran la información que necesitemos al inicio, quienes analizaran la veracidad de la información que nos entreguen. Hay muchas cosas que no conoceremos en profundidad (técnico, político, legal, etc.), por lo cual es necesario tener a la persona indicada que nos ayude en esto. El tener un equipo a nuestro lado, también nos permite no sentirnos solos, es muy importante estar respaldado por personas en las cuales confiemos, de esta forma tendremos una postura firme delante del proveedor.

En resumen:

- El proveedor es un aliado estratégico para dar solución a los problemas que se nos presenten.

- Planificación, objetivos y metas claras. Cuando perdamos nuestro norte, podemos leerlas y saber la dirección que debemos tomar, estas también serán de utilidad para guiar a nuestros proveedores. Información que nos respalde.

- Para las reuniones, debemos tener ideas claras, objetivos y metas claras, información a mano.

- Siempre es el lugar y momento indicado para negociar. Pero debemos sentirnos seguros y en plenitud.

- Organización, distribuimos funciones, responsabilidades y recursos de forma eficiente.

- Control, evaluación para mejorarnos y fortalecernos, no perder nuestro norte, ni dejar que lo pierdan.

- Libre competencia, facilita la negociación y abre la mente del proveedor.

- Información organizada, fácil de entender y rápida de consultar. También debemos llevar un control de nuestras acciones y actividades, bitácora.

- Trabajo en equipo, el respaldo de las demás personas, nos da una postura firme y segura en la negociación.

Autores : Mijail Muñoz Valenzuela – mijail6@hotmail.com - Valeria Cofre Molina – valeria.cofre@gmail.com - Gustavo Bustos Carvajal – gustavo.bustos@gmail.com – Ingenieros. Chile

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