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Algunos consejos de gestión del tiempo y mejora de la productividad para el freelance

24/11/2010 16:12 0 Comentarios Lectura: ( palabras)

Los diseñadores freelance tenemos que hacer frente a un gran número de tareas diarias y eso nos obliga a ser ‘ hombres orquesta’ : Somos directores generales de nuestra empresa, directores creativos, administrativos, conserjes, comerciales, atención telefónica e incluso los encargados a hacer el café! Por todo esto se hace difícil encontrar tiempo para el pensamiento creativo y la producción de calidad, de ahí que la organización sea especialmente importante en nuestro trabajo, aunque muchos de nosotros no somos organizados por naturaleza (y en ese grupo me encuentro yo!), si seguimos unas rutinas y unas pautas diarias conseguiremos un aumento de nuestra capacidad creativa y de producción que nos hará ser más eficientes y por consecuencia, aumentar las posibilidades de éxito en todo lo que hagamos.

Ser organizados es simplemente tener una estrategia definida y poner en práctica sistemas coherentes de hacer las cosas, por eso aquí os dejo unos simples consejos que pueden hacer mucho para mejorar vuestra productividad y aprovechamiento del tiempo:

1. Márcate objetivos.

Reflexiona y márcate metas y objetivos, mensuales, semanales o anuales, piensa donde te gustaría llegar o que quieres conseguir, los objetivos nos ayudan a estar motivados y nos hacen crecer día a día, apunta tus reflexiones en un papel y colócalas en un sitio donde las tengas a la vista.

2. Evita la procrastinación y actúa.

Procrastinación es la acción o el hábito de postergar acciones que deben atenderse, por eso hay que empezar por lo que primero deseamos terminar y establecer prioridades, debemos tener una rutina y hacer las cosas que más urjan aunque sean las que más nos molesten.

3. Construye rutinas diarias eficaces

Las personas desorganizadas tienden a hacer las cosas sin una estrategia clara y saltando con frecuencia entre actividades no relacionadas, perdiendo el tiempo y la energía en cada nueva tarea, por lo tanto, si queremos ser más organizados debemos analizar nuestras rutinas diarias, semanales y mensuales y crear patrones coherentes para mejorar la eficiencia. Os dejo algunas de las rutinas que considero importantes:

  • No dejar de trabajar para responder cada correo electrónico que nos llega y en su lugar elegir sólo dos momentos al día para esta tarea, así mismo programar nuestras reuniones con clientes en un mismo día por ejemplo y no a lo largo de toda la semana…
  • Mantener el buzón de correo electrónico limpio y ordenado, y distribuir los emails en carpetas donde los podamos tratar por orden de importancia, prioridad o urgencia.
  • Debemos estandarizar las horas de trabajo, llevar más o menos el mismo horario cada día y hacer un mismo bloque de horas de trabajo, esto es importante por que crea una división clara en nuestra mente entre el trabajo y el tiempo libre, lo cual hará que seamos más eficientes y productivos.
  • Programar un tiempo a la semana para las tareas administrativas y no permitir que se acumulen
  • Programar un tiempo para la reflexión y para pensar en nuestros objetivos generales y estrategias de futuro es importante para no desviar el rumbo hacia nuestra meta.
  • Limita el tiempo diario que dedicas a navegar por Internet y si lo haces asegúrate de que se trata de temas relacionados con tú trabajo.

Importante remarcar que las rutinas no deben ser inflexibles, siempre hay una manera mejor de hacer las cosas, por lo que nada es inamovible.

4. El orden y la limpieza es primordial

Si tú escritorio está cubierto de bolígrafos, lápices, cables, papeles, el yogur que te tomaste ayer o un pañuelo para sonarte..es el momento de leer el texto siguiente:

  • Mantén un cubo de basura cerca de tú escritorio, si lo tienes al lado seguramente lo utilizarás.
  • Utiliza solamente el escritorio para trabajar, nada de leer el periódico, ni comer en él por ejemplo.
  • Una forma de limpiar tu escritorio rápidamente es ordenar la información que llega, abrir y clasificar el correo cuando a su llegada, ordenar los recibos que se acumulan, etc.
  • Utiliza carpetas clasificadoras, ya que son ideales para mantenerse organizado, cada tema o cliente en su propia carpeta, si dispones de una estructura de carpetas siempre tendrás la información ordenada, bien distribuida y será muy fácil ir ampliándola con apuntes de llamadas telefónicas, información de última hora sobre un proyecto, ideas o notas rápidas…
  • Mantén Limpio y organizado tú escritorio digital así como tus archivos. La organización en el equipo es de primordial importancia.
  • Utiliza un buen sistema de almacenamiento (A poder ser un sistema RAID exterior), de esta manera dispondrás de dos copias de seguridad exterior de todos tus documentos y archivos y a su vez tú ordenador trabajará más descansado al no tener que soportar toda la carga del almacenamiento en su disco duro.

5. Tómate un descanso cada cierto tiempo.

Como hemos dicho entes, debemos cumplir un horario, pero rendiremos más si hacemos un pequeño descanso cada cierto tiempo, ya que nos ayudará a refrescar la mente y nos permitirá volver al trabajo con energías renovadas.

6. Crea listas de tareas.

Si defines una lista de tareas diaria, aprovecharás mucho mejor la jornada y en todo momento sabrás lo que tienes que hacer, por eso, al acabar la jornada dedica 20 minutos a confeccionar la tarea del día siguiente, te aseguro que serán 20 minutos muy bien invertidos.

7. Parte las tareas más grandes en piezas más pequeñas

A veces, si el proyecto que estamos desarrollando es grande lo podemos percibir como un obstáculo insalvable, pero si conseguimos desglosar y partir esta gran tarea en 20 pequeñas y las vamos abordando correlativamente, todo resulta más fácil de digerir y cojeremos confianza a medida que vayamos superando obstáculos.

8. Controla el tiempo que dedicas a cada tarea.

Si eres capaz de averiguar el tiempo que le dedicas a cada tarea podrás afinar más tus predicciones y a la hora de calcular un presupuesto por ejemplo, tendrás más claro cuantas horas invertirás y por consiguiente, que precio cobrar por cada encargo.

Aquí os dejo algunas herramientas para la gestión del tiempo:

http://www.paymo.biz/

http://www.toggl.com/

http://getklok.com/

Sabemos que las personas desorganizadas pueden aprender y mejorar con constancia y unas estrategias bien definidas, por lo tanto ahora no hay excusas! Tómate tú tiempo para reflexionar y aplicar estos métodos y te sorprenderás de lo que pueden llegar a hacer la suma de muchos pequeños cambios!


Sobre esta noticia

Autor:
Sisostudio (107 noticias)
Fuente:
sisostudio.com
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Tipo:
Reportaje
Licencia:
Distribución gratuita
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