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La gestión de procesos de negocio es uno de los mejores sistemas de organización empresarial. La implementación de plataformas Business Process Management (BPM) nos ayudará a controlar los recursos materiales, financieros, humanos y tecnológicos, pero muchas empresas se encuentran con barreras en este camino. En este post vamos a ofrecerle las claves para llevar a cabo la implantación de un BPM con éxito.
Definición del alcance del proyecto y prioridadesUna de las primeras cosas que tenemos que hacer es identificar los numerosos procesos que tienen lugar en los diferentes departamentos de nuestra empresa (recursos humanos, financiero, ventas, marketing...). Clasificarlos por su coste y número de personas a las que afecta nos será muy útil para determinar por cuál de ellos podemos comenzar. En esta fase, tendremos que tener en cuenta cuáles de ellos nos proporcionarán mayor beneficio e impacto, pero a la vez intentaremos empezar por los procesos más sencillos para que la organización se vaya acostumbrando a la nueva manera de trabajar y ganemos en experiencia antes de abordar los de mayor complejidad. También tendremos que tener en cuenta el grado de riesgo del proceso y su valor estratégico.
Fases de la implementaciónUna vez que hemos elegido los procesos que van a formar parte del proyecto, tenemos que establecer los tiempos de implementación. La metodología más interesante es elegir pocos procesos a la vez y que los plazos de entrega sean cortos para que el cliente vea los resultados poco a poco y conozca cómo evoluciona y mejora su gestión.
Apoyo de la direcciónLa implantación de un BPM, que conlleva la gestión de procesos de diferentes áreas, debe estar liderado por la dirección para otorgarle los presupuestos y equipos necesarios. Dentro de los recursos necesarios deberemos tener en cuenta tanto el equipo de trabajo con formación específica si es necesaria, pero también hardware y software. La elección del software indicado es vital para el buen desarrollo del proyecto.
Recursos Y HERRAMIENTAS necesariosTodos los BPM tienen unas características comunes como modelado y ejecución de workflow, editor de formularios, conectividad e integración, y monitorización de los procesos. Pero si queremos ir un paso más allá y dotar de inteligencia a nuestros procesos, podemos contar con los iBPMS que además de las anteriores características, que incorpore simulaciones reales y estadísticas, usuarios y roles, gestión documental de contenidos, análisis inteligente...
DocumentaciónTodo el proyecto debe estar debidamente documentado por escrito. Un documento donde quede reflejado de manera detallada cómo se van a realizar las funcionalidades y actividades implicadas en el proyecto. Una correcta diagramación de los procesos es básica.
Por último, hay que recordar que los sistemas BPM aportan un gran valor a las empresas, pero las organizaciones deben contar con las condiciones necesarias para conseguir el éxito. Una visión clara y un liderazgo fuerte serán los requisitos necesarios para abordar la transformación digital de su empresa a través de la gestión de procesos. Esto le llevará a la reducción de costes y a ganar en eficiencia y efectividad. Sin duda, el esfuerzo merece la pena.
