La crisis del Covid-19 ha puesto en jaque la economía mundial y ha dejado en evidencia a aquellas empresas que no habían avanzado en su transformación digital. De forma totalmente imprevista, el teletrabajo ha pasado a ser la única opción de trabajo posible, y muchas empresas han descubierto que no estaban preparadas para afrontar este reto. Sin embargo, aquellas que ya habían avanzado en la digitalización de sus procesos, han descubierto que automatización de procesos y teletrabajo son dos buenos aliados.

En el mes de marzo, Sage España emitía una nota de prensa bajo el título "El 40% de las pymes no pueden gestionar sus negocios cuando teletrabajan", y contenía las siguientes afirmaciones:

• Cerca del 40% de las pymes españolas considera que trabajar desde casa no le permite llevar una gestión integral de sus negocios.
• El 67% cree que esta situación afectará negativamente a los negocios.
• En general existe escepticismo ante el teletrabajo y el 61% no ve muy claro que el teletrabajo pueda aportar beneficios a su negocio.
• El 52% de las pymes no ve positivo el teletrabajo si no cuentan con las herramientas de gestión adecuadas.

Según estos datos, y tal y como manifiesta la propia nota de prensa de SAGE, las pymes españolas no están preparadas para que sus empleados trabajen al 100% desde casa.

Sin embargo, hay dos afirmaciones en esta nota de prensa, que dejan entrever el fondo de la cuestión:

• Por un lado, las empresas que presentan serias dudas respecto al modelo de teletrabajo, han modernizado alguno de sus procesos pero siguen sin tener una visión integral de digitalización que los incluya en su totalidad.
• Por otra parte, sus inversiones en software se han orientado mayoritariamente a fortalecer canales de comunicación como acceso a Internet, email, web, etc., que sin duda son imprescindibles pero que no aportan valor en tareas de control de la organización.

Trabajo presencial vs. automatización de procesos y teletrabajo

Sin lugar a duda, el trabajo presencial tiene beneficios que no podemos negar. Compartir un espacio físico con compañeros de trabajo ayuda a fortalecer los lazos de unión del equipo y, además, hay cierto tipo de reuniones que siempre es mejor mantener en persona. Y, por supuesto, una conversación basada en texto o una videoconferencia con problemas de conexión, no siempre son la mejor opción.

No obstante, estas circunstancias no pueden servir de excusa ni ocultar una realidad. Y es que hoy en día sigue habiendo demasiadas empresas que dependen en exceso de flujos de trabajo manuales y de formularios impresos.

No solo el papel es ineficiente

Con frecuencia asociamos procesos manuales con papel, pero también puede haber múltiples deficiencias en un flujo de trabajo digital, que dificulte la gestión integral de la organización en un entorno de teletrabajo. Por ejemplo, administrar un flujo de trabajo mediante correos electrónicos u hojas de cálculo es tan ineficiente como hacerlo en papel.

Es cierto que disponemos de la infraestructura necesaria para hacer llegar las tareas a las personas adecuadas, pero seguimos siendo muy ineficientes a la hora de tener un control sobre el desarrollo de la tarea. Por ejemplo, enviar un contrato por correo para su revisión y aprobación, significa que las personas que intervienen en el procedimiento se van a plantear de forma inmediata las siguientes cuestiones:

• ¿Es esta la última versión del contrato?
• ¿Quién está trabajando ahora con el contrato?
• ¿Quién firma después?

La solución: ¡Automatizar procesos + teletrabajo!

Las empresas que están abordando la transformación digital de su organización teniendo en cuenta que no se trata de modernizar alguno de sus procesos sino más bien de tener una visión digital que incluya automatizar el 100% de sus procesos, ya han establecido las bases necesarias para teletrabajar.

El flujo de trabajo es la clave de la automatización y la única manera de asegurarnos que se van a realizar todas las tareas que forman parte de la actividad de forma coherente. Hace referencia a la forma en que se mueve el trabajo por la organización, el orden en que se van a ejecutar las tareas y las personas y sistemas que van a intervenir. Además, evita trabajos innecesarios y duplicidades.

Optimizando la eficacia del trabajo remoto

Trabajar de forma remota implica estar conectado con compañeros de trabajo y clientes a través de dispositivos móviles, portátiles, etc. Sin embargo, al igual que cuando trabajamos de forma presencial, es necesario registrar nuestro trabajo y, si es el caso, asignar las tareas a otras personas para que las gestionen.

Plataformas de automatización de procesos y teletrabajo

Una solución de automatización de procesos puede ayudarnos a gestionar el cambio de forma estructurada. Ya existen opciones en el mercado como la solución para teletrabajo de AuraPortal, que incluye procesos para gestionar nuestros calendarios de actividades, solicitudes de compras, documentación o bajas por enfermedad.

Por otra parte, este tipo de soluciones incluyen herramientas que permiten desarrollar nuevos procesos que darán solución a las nuevas necesidades, internas y externas (clientes, proveedores, etc.), que puedan ir surgiendo, sin olvidar que digitalizar los procesos significa registrar todas las actividades de la empresa. Por lo tanto, vamos a tener un control absoluto de toda la actividad de nuestra organización a través de informes y gráficas que nos van a ser de ayuda en la toma de decisiones de la empresa.

Después de todo, y con el enfoque adecuado, puede que el teletrabajo no sea tan mala opción.