Cada año miles de empresas en México y en todo el mundo asisten a ferias y exposiciones con la finalidad de promocionar sus productos y/o servicios además de conseguir grandes cantidades de contactos con los que pueden hacer negocios en el corto plazo. Asistir a expos es una de las estrategias de generación de prospectos donde se obtienen la mayor cantidad de contactos en el menor tiempo, pues dependiendo del tipo de evento se pueden conseguir más de 500 contactos en dos o tres días; lo que hace de las ferias y exposiciones una de las estrategias más efectivas para conseguir oportunidades de negocio.

Lo triste es que muchos de los expositores no saben qué hacer con tantos contactos, muchas de las empresas que contratan espacios en las expos consideran que con la cantidad de prospectos generados en ese tiempo tienen trabajo para el resto del año y esto, aunque podría ser cierto si se siguen las estrategias adecuadas, para muchas de las empresas no resulta verdad pues desperdician grandes cantidades de oportunidades por no tener un buen plan de mercadotecnia que les dé la efectividad que requieren.

La Prospección es una de las primeras etapas en el proceso de ventas,  esto se cumple perfectamente al tener  presencia en una expo; el acercamiento es la segunda etapa del proceso y eso, depende completamente del área comercial de la empresa y es aquí donde se cometen la mayoría de los errores. El error más común es esperar a que los prospectos te empiecen a llamar después de la expo, ya que esto casi nunca sucede; además, tus competidores estarán contactándolos también, así que si te quedas sentado esperando probablemente tengas resultados muy pobres. Otro error común es el enviar un correo masivo a la base de datos conseguida por la expo con alguna oferta específica, sin dar un seguimiento adecuado. El email marketing es una excelente herramienta de comunicación comercial pero si sólo mandas un correo y no das seguimiento, la tasa de conversión a clientes será muy baja y no tendrás la cantidad de clientes que deberías. El tercer error más común es el repartir la base de datos conseguida en la expo a los vendedores de la compañía para que ellos den seguimiento. Ésta es quizá una de las peores cosas que podrías hacer por varias razones; primero porque no les va a dar tiempo de contactarlos personalmente a todos en el corto plazo, lo que provocaría que cuando logren contactarlos probablemente ya le hayan comprado a alguien más; en segundo lugar, la mayoría de los vendedores tienden a ser desorganizados por lo que el seguimiento que dan es deficiente.

Según Brian Tracy, una venta nueva se cierra después de la quinta llamada y el vendedor promedio no hace más de dos llamadas, por lo que hasta el 45% de las ventas se pierden por falta de seguimiento.

Si algunas de las cosas que acabo de mencionar no son la realidad de tu empresa, puedes sentirte afortunado, pero si te viste reflejado en estos ejemplos, a continuación te doy algunos tips que te servirán para maximizar tus resultados después de asistir a una expo.

1. No hay un solo canal de comunicación que te vaya a traer a la mayoría de los clientes, por lo que tienes que usar varias estrategias y no limitarte sólo a una.
2. Trata de hacer ofertas especiales los días de la expo, para que no salgas de ahí sólo con contactos sino con clientes nuevos, de esta manera muy probablemente recuperes tu inversión antes de que acabe tu participación.
3. Envía un correo masivo (mailing) a toda la base de datos inmediatamente después de haber terminado la expo, esto con la finalidad de apoyar el posicionamiento de tu marca. Recuerda que muchos de tus competidores los estarán contactando también, así que es importante que recuerden tu marca. Agradece a tus contactos el haberte visitado y comunícales que en breve un ejecutivo se pondrá en contacto con ellos para conocer sus necesidades específicas y poder atenderlos personalmente. Es importante que en este correo aparezcan tus datos de contacto muy visibles para que ellos puedan contactarte antes si así lo deciden.
4. Asigna los prospectos a tus vendedores y pídeles que les llamen a todos lo más pronto posible. Entre menos tiempo tardes en llamarles, mayor será tu probabilidad de hacer negocios con ellos.
5. Utiliza un CRM (Customer Relationship Management), que es un sistema que te ayudará para dar seguimiento a tus prospectosasí como a la actividad que tienen tus vendedores, de esta manera puedes asegurarte que todos tus prospectos fueron contactados y tendrás un registro de lo que platicaron tus vendedores con ellos.
6. Realiza un programa de seguimiento, para que tus vendedores sepan cuántas veces deben llamar a tus prospectos antes de decidir descartarlos y no volver a llamarles.
7. No permitas que tus vendedores decidan por los prospectos. Muchos vendedores descartan prospectos porque consideran que estos no comprarán, aun cuando el prospecto no se los ha dicho. Un prospecto no deja de ser prospecto hasta que literalmente te dice que no te comprará porque ya le compró a alguien más. Ese es el momento de dejar de llamarle… por un tiempo porque meses después hay que volverlos a contactar, no sabes en qué momento puedan necesitar nuevamente tus productos/servicios.
8. 8. Por último, implementa un sistema de autoresponders que te ayude a dar seguimiento a tus prospectos de manera automática a través de correos electrónicos que se programan una sola vez y se le envían a todos tus prospectos de acuerdo a la periodicidad que elijas. Esta estrategia es fundamental para mantenerte en la mente de tus contactos mientras no te sea posible llamarles por teléfono.
9. Estas simples, pero poderosas, acciones te ayudarán a mejorar significativamente los resultados que tengas en tu siguiente expo. No dejes que la inversión que realices en tu siguiente exposición se vaya a la coladera, asegúrate que tú y tu equipo hagan todo lo necesario para que incrementes tus resultados en el corto plazo.

¡Éxito!

http://amprofec.org/como-aprovechar-al-maximo-los-contactos-conseguidos-en-una-expo/